Technicien(ne) gestion documentaire

Sommaire de l’emploi :

Sous l’autorité de la secrétaire de la Régie, la personne titulaire effectue toutes les tâches relatives à la gestion des documents et des archives. Elle voit au développement et au maintien du système de gestion documentaire en place et s’assure du respect des procédures de gestion ayant trait à l’ensemble du cycle évolutif des documents en fonction des normes et les lois établies.

Responsabilités :

• Met à jour le système de classification et le calendrier de conservation conformément aux lois et en assure le suivi;
• Agit à titre de personne-ressource pour la gestion des documents;
• Participe au choix des outils informatiques spécifiques à la gestion documentaire et voit à leur bon fonctionnement;
• Assure le contrôle et le suivi des activités de gestion documentaire;
• Cueille, saisit et indexe des données et/ou des documents selon les politiques et procédures définies;
• Procède au transfert des documents semi-actifs et à conservation permanente selon les délais établis au calendrier de conservation et voit à l’organisation de la voûte;
• Procède au classement et déclassement des documents et aux demandes de destruction;
• Assure le suivi des prêts et des rappels de dossiers administratifs et des archives;
• Effectue toute recherche d’informations ou de documents;
• Procède à la numérisation des documents pour leur diffusion, conservation et leur substitution;
• Assiste l’agente ou l’agent à la loi d’accès à l’information dans les activités relatives aux demandes d’accès à l’information;
• Cette description n’est pas limitative, elle contient les éléments principaux à accomplir. La personne peut être appelée à s’acquitter de toute autre tâche connexe demandée par son supérieur.