Description
À propos de PONCE. Recrutement et Consultants
Fondée par une visionnaire passionnée par le recrutement et animée par une profonde admiration pour l'entrepreneuriat, PONCE. Recrutement et Consultants s’appuie sur plus de 20 ans d’expérience en environnements corporatifs. Spécialisée dans la recherche de talents pour divers secteurs, notre agence est réactive, axée sur la qualité, et engagée dans le succès de ses clients. Plus qu’une simple agence, nous sommes partenaires stratégiques de votre réussite.
Coordonnateur.trice administratif.ve – Grands Projets
Adjoint.e de projets - Grands projets
Dans le cadre d’un projet majeur de réaménagement d’une infrastructure autoroutière, nous recherchons un.e Coordonnateur.trice administratif.ve ayant une solide expérience en soutien de projets complexes dans le domaine du génie civil. Relevant directement du Directeur de projet, la personne agira en tant que point central pour la gestion documentaire, les suivis administratifs, le soutien aux opérations et la coordination de l’information entre les équipes de terrain, le bureau de projet, le client et les partenaires externes.
Responsabilités
1. Soutien administratif et gestion documentaire
- Préparer, corriger et mettre en forme divers documents techniques et administratifs.
- Organiser et assurer la mise à jour des dossiers de projet, tant en version papier qu’électronique.
- Maintenir un système de classement structuré conforme aux exigences contractuelles et de l’entreprise.
2. Coordination de l’information et suivi des livrables
- Centraliser, diffuser et assurer la circulation fluide de l’information entre les intervenants internes et externes.
- Tenir à jour les registres de transmission et réception des documents.
- Suivre de près les échéances contractuelles, les livrables attendus et les avis de conformité.
3. Appui logistique et opérationnel
- Planifier, préparer et assurer le suivi des réunions de chantier (ordres du jour, comptes rendus, suivis).
- Participer à l’organisation administrative du site (accès, fournitures, besoins des équipes).
- Offrir un soutien constant aux activités quotidiennes du chantier, en coordination avec les équipes terrain.
4. Support au suivi financier et administratif
- Produire les bons de commande et vérifier la conformité des factures reçues.
- Assurer le suivi des heures travaillées, feuilles de temps et présences.
- Participer à la préparation des documents requis pour la facturation et les demandes de paiement.
Profil recherché
Formation et expérience
- Diplôme en administration, bureautique, technique de génie civil ou autre formation pertinente.
- Minimum de 3 à 5 ans d’expérience en coordination administrative sur des projets de grande envergure, idéalement en environnement de chantier.
- Excellente compréhension des processus de gestion de projet, des exigences contractuelles et des réalités opérationnelles sur le terrain.
Compétences clés
- Très bonne capacité d’organisation, de priorisation et de rigueur.
- Solides compétences rédactionnelles en français (l’anglais est un atout).
- Autonomie, initiative, sens du jugement et discrétion professionnelle.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes de gestion documentaire (type SharePoint ou équivalent).
