Coordination des opérations

Mission générale du poste

Assurer la coordination administrative quotidienne de l’entreprise, centraliser les informations, soutenir la direction dans la gestion des opérations et contribuer à la structuration progressive de l’organisation.

Le poste agit comme :

• relais entre la direction, les employés et les clients ;
• point central de coordination administrative ;
• soutien organisationnel permettant à la dirigeante de déléguer davantage et de reprendre une capacité de pilotage.

• Administration et accueil

Accueil et communications

• Gestion du téléphone
• Gestion des courriels
• Réception et transmission des informations importantes
• Relais entre les employés, les clients et la direction
• Suivi des demandes courantes

Coordination administrative

• Gestion documentaire
• Classement et organisation des dossiers
• Suivi des commandes et achats
• Relations avec certains fournisseurs et sous-traitants
• Mise en page et préparation de documents interne

• Soutien opérationnel et coordination terrain

Coordination des opérations

• Gestion et ajustements des horaires
• Coordination des déplacements
• Gestion des imprévus et incidents opérationnels
• Centralisation des informations terrain
• Suivi des rapports employés
• Transmission des informations importantes à la direction

Suivi qualité et clientèle

• Suivi des plaintes et demandes clients
• Centralisation des retours clientèle
• Suivi des correctifs
• Préparation de soumissions simples
• Soutien au maintien de la qualité de service

• Soutien financier et contrôle administratif

Comptabilité administrative

• Facturation
• Suivi des paiements
• Conciliations de base
• Préparation et transmission des informations comptables
• Validation des horaires, déplacements et informations de paie
• Vérification des factures et paiements
• Soutien administratif lié aux remises TPS-TVQ

Le poste n’a pas pour fonction de remplacer la comptabilité externe, mais d’assurer la rigueur et la centralisation administrative nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

• Rôle stratégique du poste

Le poste joue un rôle clé dans :

• la structuration administrative de l’entreprise ;
• la fluidité des communications ;
• l’amélioration des suivis ;
• la réduction de la surcharge de la direction ;
• et la stabilisation des opérations quotidiennes.

L’objectif est de permettre à la direction de se repositionner progressivement davantage sur :

• le pilotage ;
• le développement ;
• la stratégie ;
• et la supervision globale.

Qualités et habiletés recherchées

Compétences professionnelles

• Expérience en coordination administrative ou adjointe de direction
• Bonne capacité d’organisation
• Très bonne gestion des priorités
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, courriels)
• Connaissances administratives et comptables de base
• Capacité à travailler dans un environnement en évolution

Qualités personnelles recherchées

• Autonomie
• Efficacité et vivacité d’exécution
• Sens des responsabilités
• Professionnalisme
• Fiabilité
• Discrétion professionnelle
• Bonne communication
• Sens du détail et rigueur
• Capacité à faire respecter un cadre administratif
• Stabilité et constance
• Bonne capacité d’adaptation

Profil recherché

Le poste nécessite davantage qu’un simple soutien administratif d’exécution.

L’entreprise recherche une personne capable :

• de coordonner ;
• de centraliser l’information ;
• d’assurer des suivis rigoureux ;
• et de devenir progressivement un véritable soutien organisationnel pour la direction