Agent de bureau et secrétariat

L’agent de bureau doit réaliser des travaux administratifs spécialisés en matière d’application des différents règlements et politiques en vigueur au sein de l’Office, d’attribution et de location de HLM et d’administration de programmes de location de loyers sur le marché privé.

Il doit également s’assurer que toute demande de service de la part de la clientèle, des fournisseurs ou autres intervenants sont adéquatement acheminés au personnel concerné de l’Office, à fournir au besoin une information de base sur les services offerts par l’Office.

*Poste contractuel pour un remplacement d'un congé de maternité d'un an avec possibilité de prolongation.

Avantages sociaux

• Tous les avantages consentis au personnel syndiqué
• Horaire : Lundi au jeudi 8h15 à 16h30 et vendredi 8h15 à 12h00
• Régime de retraite
• Assurances collectives
• Vacances
• Congés mobiles
• Congés maladie
• Jours fériés

Tâches

L’agent de bureau devra assumer la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès-verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.

Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités. Effectue toute autre tâche connexe.

Aptitudes nécessaires

• Faire preuve d’autonomie dans un contexte de travail d’équipe
• Facilitée à utiliser des systèmes informatiques (Microsoft 365)
• Planifie et organise son travail de façon efficace et autonome
• Rrecherche les informations nécessaires et prend les informations adéquates
• Connaît et respecte les politiques et procédures de travail de l’Office