Adjointe exécutive
Newtec
5237 boulevard Wilfrid Hamel, local 160, Québec,QC- Salaire 23.00 à 26.00 $ par heure selon l'expérience
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40.00 h - Temps plein
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Emploi Permanent
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Quart de Jour
- Publié le 7 mai 2024
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1 poste à combler dès que possible
Description
En quoi consiste le poste : Offrir un soutien administratif et organisationnel pour notre personnel de bureau et de services. Dans le cadre de vos fonctions, vous serez amené à effectuer une foule de tâches diversifiées, allant de la gestion d’horaire à la prise d'appel, en passant par le support comme adjointe de chargé de projets. Vous avez un poste qui vous permet de toucher à tout et d'avoir un sentiment d'accomplissement à la fin de vos journées de travail!
NOS AVANTAGES :
- Les 4 semaines de vacances de la construction;
- Assurance collective payée à 50% par l'employeur;
- REER avantageux dans lequel votre patron cotise aussi;
- Possibilité de télétravail ( 1 journée par semaine);
- Bénéficier des multiples ententes corporatives;
- Un milieu de vie stimulant et dynamique;
- Équipe dynamique;
- A la proximité de pleins de services ( dépanneur, commerces, restaurant, autoroute, etc)
- Activités organisées par l'entreprise.
- stationnement gratuit
- Reconnaissance de l'employeur ( beaucoup plus que du bonbon ! )
- Taux horaire : de 23.00$ à 26.00$ de l’heure( selon l'expérience de travail
VOICI EN QUOI CONSISTE TES TÂCHES :
- Prendre les appels entrants;
- Planification des appels de services selon les demandes
- planification des horaires des électriciens en service
- Gestion de boites courriels;
- Effectuer différentes saisies( soumissions, rédaction, compilation, etc);
- Préparer les dossiers de construction en assistance au chargé de projet dans la gestion administrative des projets;
- Recevoir les demandes de soumission et confirmer les rendez-vous des estimateurs et chargés de projets;
- Faire le suivi des directives reçues des clients et des étapes administratives;
- Faire la saisie des soumissions et le suivi avec les estimateurs et chargés de projets
- Préparer les documents de demandes de prix, remplir les bons de commande aux sous-traitants et fournisseurs et en faire le suivi;
- Faire les demandes de lettre d'attestation de CCQ, CNESST et autres;
- Assister à certaines réunions reliées aux projets;
- Obtenir les décomptes mensuels et procéder à la facturation progressive des projets (incluant celle des extras)
- Aider au suivi des projets;
- Assurer la gestion des documents pour les débuts et les fins des chantiers
- Faire le suivi des quittances auprès des sous-traitants reliés au projet et préparer les quittances pour les entrepreneurs généraux;
- Faire les demandes de lettre de conformité des sous-traitants auprès de Revenu Québec;
- S’assurer d’avoir un suivi écrit sur toutes les demandes de changements au cours du projet;
- Assurer les communications verbales et écrites avec les divers intervenants aux projets (entrepreneurs généraux et sous-traitants) incluant la codification des échanges de courriels entrants et sortant (interne et externe) pour les différents projets;
- Procéder au triage et classement de documents de projet;
- Répondre à toutes demandes (fournisseurs, sous-traitants, chargés de projet);
- Assurer le suivi des corrections des déficiences;
- Effectuer la codification des outillages entrants et sortant pour les chantiers;
- Toutes autres tâches connexes.
Au plaisir de te rencontrer :)
Environnement de travail
Compétences recherchées
- Être très bien organisé(e) et être rigoureux( euse) dans les suivis
- Avoir un esprit logique et structuré
- Travail d’équipe
- Expérience dans un poste similaire( 3 à 5 ans) ; atout
- Expérience dans le domaine de la construction commerciale et résidentielle( atout)
- Expérience dans le domaine électrique ( atout)
- Bonne connaissance de la suite Office et celle des logiciels de gestion de projet (atout) ou facilité d’apprentissage des logiciels
- Bonne capacité d’adaptation aux imprévus
- En mesure de travailler sur plusieurs dossiers simultanément
- Lecture de plan et devis (atout)
Équité en emploi
Cet employeur souscrit au principe d'équité en emploi et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées
Exigences
Professionnel
DEP
Terminé
3-5 années
Fr : Avancé
Fr : Avancé
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