Adjoint à la direction

Description du travail:

La personne titulaire de ce poste assure un soutien administratif stratégique et opérationnel. Elle gère les priorités et les communications de deux cadres dirigeants, tout en offrant un appui efficace aux directeurs des différents départements. Elle joue un rôle clé dans la coordination des activités, la gestion des échéanciers, et le bon déroulement des opérations administratives.

• Gérer et prioriser les agendas des deux vice-présidents : planification de réunions, gestion des déplacements, coordination d’événements internes et externes;
• Préparer, corriger et mettre en page divers documents : présentations, rapports, procès-verbaux, correspondance confidentielle;
• Organiser des réunions de direction : logistique, invitations, préparation de l’ordre du jour, rédaction des comptes rendus;
• Assurer le suivi des décisions prises par les vice-présidents et veiller à la mise en œuvre des actions requises;
• Servir de point de contact principal pour les communications internes et externes liées aux deux vice-présidences;
• Apporter un soutien administratif aux directeurs de départements : coordination de dossiers, préparation de documents, gestion de base de données;
• Maintenir un système de classement (papier et électronique) efficace et structuré;
• Participer à la préparation budgétaire et à la gestion des dépenses liées aux activités des vice-présidents;
• Gérer les priorités multiples avec discrétion, professionnalisme et un excellent sens de l’organisation.