Agente ou agent de secrétariat - Réceptionniste

Vous avez envie d’action ? De travailler au sein d’une équipe dynamique ? De participer à l’amélioration de la qualité de vie des Québécoises et des Québécois ? Saisissez cette occasion de mettre de l’avant votre implication et votre créativité afin de faire concrètement la différence. Le Ministère vous offre notamment un milieu de vie qui privilégie de nouvelles pratiques de gestion audacieuses et mieux adaptées aux réalités de la nouvelle génération. Grâce à l’approche Entreprise en santé, le Ministère est soucieux de la qualité de vie au travail de son personnel et désire offrir un milieu collaboratif, mobilisateur et respectueux, qui favorise la santé et le mieux-être des personnes. Laissez-vous transporter vers de nouveaux défis et joignez-vous au ministère des Transports et de la Mobilité durable !

Vous aimeriez faire la différence dans une équipe stimulante, opérationnelle et dont les défis sont concrets ?

Vous êtes une personne organisée et aucun détail ne vous échappe ?

Encore une minute de lecture pour savoir si ce poste est fait pour vous !

Agente ou agent de secrétariat - réceptionniste

• Direction générale : Direction générale de la Côte-Nord (DGCN)
• Direction : Direction de la coordination et des relations avec le milieu (DCRM)
• Nombre d’emplois à pourvoir : 1
• Statut de l’emploi : Régulier
• Lieu de travail : 625, Boulevard Laflèche, Baie-Comeau (Québec) G5C 1C5
• Horaire de travail : 35 heures par semaine
• Date prévue d’entrée en fonction : Mai 2024

Les défis que nous vous proposons

Sous l’autorité du directeur de la coordination et des relations avec le milieu, le titulaire de l’emploi exécute diverses tâches de secrétariat. Ces travaux de secrétariat se caractérisent par des attributions de soutien administratif ayant trait notamment au traitement de textes, au traitement de la correspondance, à la réalisation d’opérations facilitant le déroulement des activités courantes et à l’application de directives administratives.

Il représente le premier contact auprès de la clientèle de la direction, et ce, en conformité avec la Déclaration de service aux citoyens. Son rôle est primordial puisqu’il assure l’accessibilité des services en étant à l’accueil de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30. Il accueille en tout temps les clients et les visiteurs avec courtoisie et respect et agit de manière diligente.

Il transmet aux bonnes personnes les plaintes, commentaires et signalements des usagers de la route et de l’ensemble des citoyens reçus par téléphone et en personne.

De plus, le titulaire doit:

• Offrir un soutien en secrétariat à l’ensemble de la direction des relations avec le milieu (photocopies, réservation de salles, révision de texte, etc.);
• Recevoir et transmettre les appels téléphoniques pour l’ensemble des unités administratives du bureau régional, fournir au besoin certains renseignements d’ordre général et s’assurer du suivi auprès de l’employé concerné par la demande (plaintes, commentaires, signalements);
• Effectuer différentes tâches facilitant le déroulement des activités courantes :

• Procéder à la réservation d’hébergement et de véhicules en soutien aux directions de la DG;
• Recevoir et acheminer les soumissions selon les règles administratives en vigueur;
• Mettre à jour les différentes listes (inters, portrait de la DGCN, registre des hôtels, répertoire des municipalités, etc.);
• Prendre en charge la flotte de véhicules administratifs de la direction générale et des véhicules de la direction;
• Agir comme substitut au répondant régional aux plaintes, signalements et demande de renseignements.

• Recevoir et distribuer le courrier et les télécopies entrants. Préparer le courrier sortant et les envois par messageries (gestion de la timbreuse et de la balance, préparation des connaissements);
• Accueillir, renseigner et diriger les clients ou les visiteurs qui se présentent au bureau régional.

Les avantages de travailler au ministère des Transports et de la Mobilité durable

• Régime de retraite à prestations déterminées avantageux ;
• Régime d’assurances collectives ;
• 20 jours de vacances après seulement un an de service et 13 jours fériés ;
• Possibilité d’accumuler jusqu’à 21 h par mois et utiliser ces heures en congé (en tenant compte des besoins de la direction) ;
• Mesures de conciliation travail et vie personnelle ;
• Horaire variable (flexibilité sur les heures d’entrées et de sorties) ;
• Sécurité d’emploi ;
• Programme d’aide aux employés (PAE) ;
• Programme de soutien aux études ;
• Service de formation et de développement au sein de l’organisation ;
• Soutien financier à la pratique d’activités physique.

Salaire annuel :

38 352 $ à 49 036 $ selon l’expérience*

*La rémunération est déterminée en fonction de la pertinence de votre scolarité et de vos expériences en lien avec l’emploi. Par conséquent, il est important de bien les détailler dans votre formulaire d’inscription qui servira de référence.

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web Secrétariat du Conseil du trésor.

Les qualités que nous recherchons :

• Capacité à planifier son travail et en assurer sa réalisation ;
• Posséder un bon esprit d’équipe et de collaboration ;
• Faire preuve de discernement et de minutie ;
• Avoir le sens de l’initiative ;
• Démontrer tact, diplomatie et discrétion ;
• Avoir un niveau de concentration élevé ;
• Avoir une facilité de communication autant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office et de la suite Adobe ;
• Aisance à s’approprier de nouveaux outils informatiques.

La personne recherchée doit satisfaire aux exigences de l’emploi :

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente1 ;

La candidature d’une personne qui est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis pourrait être considérée.

OU

Détenir un certificat d’études secondaires équivalent à une 11e année ou à une 5e année du secondaire reconnue par l’autorité compétente ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente¹ ET posséder une année d’expérience pertinente aux attributions de la classe d’emplois d’agent de secrétariat.

• Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec² ;
• Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.

Ce ou ces postes sont à pourvoir dans la ou les villes suivantes : Baie-Comeau

Période d’inscription : Du 27 avril au 13 mai 2024 à 23 h 59.

L’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne. Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». À noter que vous devez enregistrer votre dossier et cliquer sur le bouton « Soumettre » pour confirmer votre inscription au processus de sélection.

Pour plus d’informations sur la procédure à suivre, pour remplir et transmettre le formulaire d’inscription en ligne, consultez Processus de sélection | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien :

• Détailler votre scolarité ;
• Détailler vos expériences de travail, notamment en inscrivant votre emploi actuel et vos emplois antérieurs ;
• Indiquer, à l’aide du menu déroulant de la section « Exigences et atouts », si vous détenez les exigences de l’emploi et atouts spécifiques indiqués à la section « Profil recherché » (si applicable). C’est notamment avec cette information que les candidatures répondant le mieux au profil recherché seront repérées. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans le formulaire ne pourront plus être modifiées ;
• Joindre toutes les pièces justificatives appuyant votre candidature.

Aucun curriculum vitae n’est accepté ni aucune candidature transmise par courriel.

Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Des questions ? Nous y répondrons avec grand plaisir !

Informations sur le processus de sélection
Caroline Dubé, conseillère en gestion des ressources humaines
rh_dgcn@transports.gouv.qc.ca

Informations sur les attributions de l’emploi
Josée Gagnon, directrice de la coordination et des relations avec le milieu
josee.gagnon2@transports.gouv.qc.ca

Informations sur les modalités d’inscription en ligne :

Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation pour la région de Québec, au 418 528-7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais au 1 866 672-3460.

La fonction publique du Québec applique des mesures d’accès à l’égalité en emploi à l’intention des membres des minorités visibles, des membres des minorités ethniques, des personnes handicapées, des personnes autochtones et des femmes.

1- Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI).

2- Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.

Apprends-en davantage sur nous :

FAIRE CARRIÈRE AU MINISTÈRE DES TRANSPORTS ET DE LA MOBILITÉ DURABLE

Les défis à relever sont nombreux et stimulants. Intervenant de premier plan dans l’économie du Québec, le Ministère a pour mission et mandat d’assurer, sur l’ensemble de son territoire, la mobilité durable des personnes et des marchandises par des systèmes de transport efficaces et sécuritaires. Vaste organisation, le Ministère emploie plus de 8 500 personnes et gère 31 000 kilomètres de routes et 11 000 structures. Concrètement, le Ministère entretient, rend sécuritaires, conçoit et bâtit les vastes réseaux de transport maritime, ferroviaire, aérien et routier du Québec tout en innovant et en respectant l’environnement.

LA DIRECTION DE LA COORDINATION ET DES RELATIONS AVEC LE MILIEU

La direction de la coordination et des relations avec le milieu (DCRM) a pour vocation de soutenir le directeur général en territoire ainsi que les autres directions de la DGT dans leur mission. Son mandat peut se décliner en trois volets. Établir des liens privilégiés avec les citoyens et les partenaires, dont les municipalités, les élus, les instances politiques, les communautés autochtones, les ministères et les organismes intéressés, la population et les usagers en échangeant sur les différents besoins et problématiques de transport. Assurer la coordination interne entre les directions de la DGT, les directions du SMT et les autres sous-ministériats. Prendre en charge les activités horizontales du cheminement ministériel de réalisation de projets routiers (utilité publique, assurance qualité, gestion des entraves, gestion de projet routier (GPR) environnemental, arpentage et gestion des ressources en matériaux.

Visitez notre site Web Emplois au Quebec.ca/emplois-transports