Adjoint(e) à la vice-présidence

Chez Micrologic, on ne se contente pas d’imaginer notre avenir technologique. On le bâtit. Est-ce que tu as le goût d’y contribuer? Travailler chez Micrologic, que ce soit avec notre cloud souverain 100 % canadien ou nos services en technologies de centres de données et en intelligence artificielle, c’est oser chaque jour relever des défis complexes et proposer des solutions innovantes. Mais surtout, c’est travailler aux côtés de personnes solidaires, respectueuses et intègres, qui s’engagent à toujours faire mieux pour le bien collectif. Des personnes qui cherchent à développer des solutions toujours plus responsables, à faire prospérer l’économie et l’intelligence collective d’ici. Des personnes dont les contributions sont reconnues et valorisées. Et pour toi, au quotidien, cela veut dire :

Rôle

En collaboration avec l’adjointe exécutive, l’adjoint à la vice-présidence assure un soutien administratif en assistant les Vice-présidents exécutifs désignés dans la planification et l’exécution de leurs tâches générales et spécifiques, par exemple en coordonnant les agendas complexes, en suivant les calendriers de réalisations, en préparant des documents et en facilitant la communication interne et externe. Elle assure une bonne gestion de l’information, répond à diverses demandes et dirige l’information vers les bonnes personnes dans l’organisation ou les divers intervenants externes. Elle deviendra une personne-ressource de premier plan avec les intervenants qui s’adressent aux Vice-présidents exécutifs. Ce rôle exige une grande autonomie, un sens aigu de l’organisation et une capacité à travailler dans un environnement dynamique.

Responsabilités

• Fournir un soutien complet en matière d'organisation, de planification et d'exécution des tâches administratives;
• Gérer efficacement les agendas en planifiant les réunions, les rendez-vous et les déplacements tout en anticipant les besoins et en priorisant les tâches;
• Planifier et organiser les divers déplacements professionnels (réservation d’hôtel, location de voiture, vols, etc.);.
• Participe à des comités de travail ayant pour but d’améliorer l’efficacité des processus de travail de la direction.

Effectuer la gestion administrative et documentaire

• Assure le suivi et le respect des échéances des mandats et engagements confiés aux gestionnaires;
• Assurer une communication fluide entre les différents intervenants à l’interne ainsi qu'avec les parties prenantes externes, en répondant aux appels, en triant et en priorisant les courriels;
• Recueille l'information et prépare des dossiers spécifiques;
• Effectuer la prise de minutes de certaines réunions et en produire un compte-rendu qui sera par la suite partagé aux participants;
• Préparer des rapports, des présentations, des mémos et autres documents professionnels de haute qualité;
• Aider à l’organisation des réunions en préparant les ordres du jour, les comptes rendus, en réservant les salles, en coordonnant les invitations et en assurant le suivi des actions;
• Gérer de manière confidentielle et sécuritaire les informations sensibles et pertinentes pour l'entreprise;
• Assister dans la préparation de rapport de dépenses.
• Créer et maintenir des tableaux, graphiques et rapports pour appuyer la prise de décision;
• Toutes autres tâches connexes.