Adjoint(e) administratif(ve) - construction

Travailler chez Magil, c’est intégrer une entreprise reconnue à Montréal pour son expertise et ses projets d'envergure. Notre département administratif a la réputation d'être très accueillant et collaboratif.

Responsabilités

• Travailler en étroite collaboration avec le coordonnateur et le gérant de projet;
• Produire et assurer le suivi de la documentation d’ouverture de projet;
• Tenir à jour la liste des intervenants du projet;
• Rédiger les contrats aux sous-traitants et en assurer le suivi;
• Assurer le suivi et l’obtention des documents contractuels;
• Effectuer la mise à jour des plans et devis dans Procore;
• Transmettre les livrables auprès des sous-traitants et des professionnels et en assurer le suivi (dessins d’atelier, fiches techniques);
• Mettre à jour les directives et les plans sur la plateforme collaborative;
• Créer les évènements de changements en lien avec la directive et en assurer le suivi;
• Envoyer et faire le suivi des demandes de prix aux sous-traitants en lien avec les directives;
• Transmettre des requêtes de changements au client;
• Préparer et transmettre des changements aux sous-traitants;
• Préparer et envoyer des bons de commandes;
• Jumeler les factures et les bons de commandes à travers un logiciel spécialisé;
• Produire des rapports de suivi hebdomadaires/mensuel en fonction des besoins;
• Mise au propre et distribution des minutes de réunion lorsque requis;
• Préparer la liste des documents de fin de projet et colliger le tout;
• Maintenir un système de classement effectif;
• Effectuer diverses tâches administratives (rédaction de lettre, mise en forme, correction);
• Possibilité de travailler sur un chantier et d’effectuer des tâches en lien avec les besoins de l’équipe mobilisée;
• Remplacement à la réception (heure du lunch);
• Participer à l’amélioration des processus Procore en lien avec les tâches administrative;
• Participer à l’élaboration et au suivi des demandes de paiement (si requis vs projet);
• Autres tâches connexes reliés au poste.

Qualifications

• Certificat en secrétariat ou domaine connexe;
• Avoir une notion d’un environnement de travail corporatif;
• Connaissance dans le domaine de la construction (un atout);
• Avoir un grand sens d’organisation et de gestion des priorités;
• Savoir s’adapter au changement et faire preuve de polyvalence;
• Bonne connaissance parlée et écrite de la langue française;
• Bonne connaissance de Microsoft Office (Word, Excel) et Procore (un atout).

Compétences

• Tolérance au stress;
• Sens des responsabilités;
• Communication interpersonnelle;
• Communication organisationnelle;
• Travail d'équipe;
• Sens des priorités;
• Souci de la qualité.

*L'utilisation du genre masculin a pour but d'alléger le texte.