Sous l’autorité du directeur administratif, la réceptionniste est responsable de l’accueil et de la première prise en charge des clients, de la gestion des communications entrantes et du soutien administratif aux opérations de l’entreprise.
Elle joue un rôle clé dans l’expérience client en assurant un accueil professionnel et chaleureux, en recueillant les besoins des clients, en dirigeant les demandes vers les bonnes personnes et en effectuant les suivis nécessaires.
Par son sens de l’organisation, sa rigueur et son souci du service à la clientèle, elle contribue à offrir une expérience cohérente, efficace et positive à l’ensemble de la clientèle des Artisans du Paysage.
2. Principales fonctions et responsabilités
A. Expérience client et accueil
- Accueillir les visiteurs et les clients avec professionnalisme, courtoisie et dynamisme.
- Répondre aux appels entrants et offrir une première prise en charge efficace et personnalisée.
- Identifier les besoins des clients et diriger leurs demandes vers les personnes responsables des services concernés.
- Fournir des renseignements généraux sur les services offerts par Les Artisans du Paysage.
- Offrir une expérience client positive en adoptant une attitude à l’écoute, proactive et orientée vers la recherche de solutions.
- Prendre les messages avec précision et s’assurer de transmettre les informations aux bonnes personnes.
- Effectuer les suivis nécessaires auprès des clients lorsque leur demande ne peut être traitée immédiatement.
- Assurer le suivi des appels manqués et des demandes en attente afin de limiter les délais de réponse.
- Recevoir les commentaires, les insatisfactions et les demandes particulières des clients, puis les transmettre aux responsables concernés.
B. Soutien au démarrage et au suivi des contrats
- Participer à la prise en charge administrative des nouveaux contrats et des renouvellements.
- Recueillir et valider les coordonnées des clients ainsi que les informations nécessaires à l’ouverture des dossiers.
- Créer ou mettre à jour les fiches clients et les dossiers administratifs
- Transmettre les informations pertinentes aux directeurs de départements et aux chargés de projet afin de faciliter la planification et le démarrage des contrats.
- Effectuer les suivis administratifs nécessaires pour obtenir les renseignements ou les documents manquants.
- Effectuer les suivis administratifs liés aux renouvellements de contrats et aux communications saisonnières.
C. Soutien administratif et secrétariat
- Ouvrir, trier et distribuer le courrier. Ainsi que préparer les envois postaux.
- Rédiger, corriger et mettre en forme des lettres, des documents administratifs et diverses communications.
- Effectuer les envois massifs, notamment pour les renouvellements de contrats, les cartes de souhaits et les communications saisonnières.
- Maintenir à jour les bases de données, les listes de clients, les listes de fournisseurs et les autres registres administratifs.
- Commander les fournitures de bureau et assurer le suivi des besoins en matériel.
- Balancer la petite caisse et effectuer les suivis administratifs liés aux autres sources de fonds, selon les procédures établies.
- Effectuer la saisie quotidienne des heures travaillées dans les systèmes pour le département de déneigement,
D. Coordination interne et soutien aux opérations
- Collaborer avec les directeurs de départements pour assurer le suivi de l’inventaire des vêtements et des téléphones.
- Accomplir toute autre tâche connexe liée à ses fonctions.
3. Compétences et qualités professionnelles
- Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
- Aisance avec les outils informatiques, les bases de données et les systèmes de suivi administratif.
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
- La connaissance de l’anglais est un atout
- Capacité à utiliser les outils de communication de l’entreprise
- Approche axée sur l’expérience client et la satisfaction de la clientèle.
- Excellente capacité à organiser, planifier et prioriser plusieurs tâches simultanément.
4. Conditions de travail
- Statut : Permanent, temps plein.
- Horaire : Du lundi au vendredi, de 9 h à 11 h 30 et de 12 h 30 à 17 h, pour un total de 35 heures par semaine.
- Disponibilité : Une certaine disponibilité occasionnelle en fin de semaine peut être requise durant la période hivernale, selon les besoins de l’entreprise.
