Description
Sous la responsabilité du directeur projets spéciaux RH, le titulaire assumera les tâches et les responsabilités suivantes :
- Assurer l’accueil des visiteurs et répondre aux demandes d’information pour l’ensemble des activités de l’organisation;
- Acheminer les appels et le courrier entrant et s’occuper des envois par messager, poste ou courrier prioritaire;
- Coordonner et effectuer les suivis nécessaires au bon fonctionnement des équipements;
- Fournir un soutien clérical et administratif aux membres de la direction au besoin;
- Voir à la prise en charge des procédures d’administration des opérations journalières du siège social (accès, sécurité, propreté des lieux et des équipements, accueil des nouveaux employés, disponibilité de matériel);
- Coordonner la gestion des salles de conférence incluant le service aux invités;
- Communiquer avec divers services internes et externes pour régler des problèmes mineurs;
- Agir comme personne ressource auprès des fournisseurs de service et approuver leurs factures pour les services rendus conformément aux ententes contractuelles;
- Gérer le renouvellement des fournitures de bureau et autres articles utilisés au siège social;
- Assure un soutien clérical et administratif pour différents projets de ressources humaines.
Autres :
- Effectuer, au besoin, toutes tâches connexes afin d’assurer la continuité et la qualité des services.
- Diplôme d’études professionnelles en secrétariat.
- Un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente dans des fonctions similaires.
Autres :
- Maîtrise des outils de la suite MS-Office;
- Bilingue autant à l’oral qu’à l’écrit, avec une excellente maîtrise du français écrit;
- Souci du service à la clientèle;
- Capacité démontrée à établir et entretenir d’excellentes relations interpersonnelles;
- Souci du détail, minutie et précision;
- Polyvalence, esprit d’initiative et grande autonomie;
- Esprit d’équipe et collaboration;
- Capacité d’organisation, de planification et confidentialité.