Sommaire du poste
Nous recherchons une personne organisée, fiable et professionnelle pour occuper le poste d’adjoint administratif bilingue ou d’adjointe administrative bilingue. La personne retenue devra maîtriser le français et l’anglais. Elle soutiendra les activités administratives quotidiennes, coordonnera les horaires, tiendra les dossiers à jour et communiquera de façon professionnelle avec la clientèle, les visiteurs et les membres du personnel dans les deux langues.
Principales responsabilités
- Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et aux demandes de renseignements en français et en anglais, puis les acheminer aux personnes appropriées
- Préparer et réviser de la correspondance, des rapports, des présentations et d’autres documents dans les deux langues
- Planifier les rendez-vous, les réunions et les salles de conférence
- Saisir des renseignements dans des bases de données et des feuilles de calcul
- Accueillir les visiteurs et offrir un service professionnel à la réception
- Traiter le courrier et les livraisons entrants et sortants
- Apporter un soutien pour les factures, les notes de frais et les tâches comptables de base
- Rédiger, préparer et distribuer les procès-verbaux des réunions
- Coordonner les déplacements et les activités du personnel, au besoin
- Traduire ou réviser les communications internes courantes en français et en anglais
- Traiter les renseignements confidentiels avec discrétion
- Soutenir la direction et les autres membres de l’équipe dans le cadre de projets spéciaux
- Effectuer toute autre tâche administrative qui lui est confiée
