Soutien administratif - Gestion logistique et répartition du transport

Entreprise : Ressources Lumber inc.
Lieu : Ville de Québec
Horaire : 35 à 40 heures par semaine
Type de poste : Temps plein, permanent
Salaire : À discuter

Ressources Lumber inc. est à la recherche d’une personne structurée, organisée et proactive pour soutenir les activités administratives liées à la logistique, à la préparation des commandes et aux suivis opérationnels.

La personne titulaire du poste jouera un rôle clé dans la coordination quotidienne entre les commandes, la production, le transport et les différents intervenants internes et externes. Elle devra faire preuve de rigueur, de logique et d’une bonne capacité à faire des liens entre les informations afin d’assurer des suivis efficaces et fiables.

Ce poste convient particulièrement à une personne qui aime les environnements concrets, dynamiques et opérationnels, et qui possède un bon sens de l’organisation ainsi qu’un intérêt pour la production, le transport ou la logistique.

Principales responsabilités

Sous la supervision de la direction générale, la personne titulaire du poste aura notamment à :

- Préparation des commandes

• Saisir et traiter les commandes en respectant les indications du bon de commande (PO) et les dates requises;
• Transmettre les commandes aux équipes responsables de leur préparation;
• Vérifier la disponibilité des produits pour la date de ramassage prévue.

• Trouver le transport le mieux adapté à l’itinéraire et aux dates requises;
• Confirmer que l’équipe responsable a bien reçu la commande et que celle-ci sera prête pour le ramassage;
• Préparer les documents nécessaires au ramassage et à l’expédition : bons de livraison et documents douaniers, selon le cas;
• Vérifier les bordereaux d’expédition;
• Assurer le suivi des expéditions jusqu’à l’obtention de la preuve de livraison (POD);
• Vérifier et mettre à jour les informations dans le logiciel après la livraison, en préparation de la facturation.

• Négocier les tarifs et les conditions de transport;
• Tenir à jour la liste des transporteurs;
• Rechercher de nouveaux transporteurs pour répondre aux besoins de l’entreprise.

• Gérer les retards et les imprévus liés au transport, par exemple les bris mécaniques, en ajustant les horaires et en informant les personnes concernées.

• Confirmer aux représentants la disponibilité immédiate des produits forestiers afin qu’ils puissent s’engager sur des délais de livraison réalistes;
• Assurer la circulation de l’information entre le bureau, la cour et l’équipe des ventes pour faciliter le suivi des commandes et des expéditions.

• Veiller au respect des exigences applicables au transport, notamment les limites de charge en période de dégel;
• S’assurer que les documents douaniers requis sont complets et transmis aux intervenants concernés.

• Appuyer la personne responsable des inventaires dans la saisie des données.

Exigences et qualifications

• Expérience dans un rôle administratif, logistique, de production, de transport ou de suivi de commandes;
• DEP, DEC ou toute autre formation pertinente en administration, bureautique, logistique, transport, foresterie ou domaine connexe, un atout;
• Bonne connaissance des outils informatiques, notamment Excel et Outlook;
• Aisance générale avec l’utilisation d’un ordinateur et des systèmes informatiques;
• Bilinguisme français et anglais requis, à l’oral et à l’écrit;
• Connaissance du milieu de la production, du transport ou de la logistique, un atout.

Compétences et qualités recherchées

• Sens de l’organisation et des priorités;
• Rigueur et souci du détail;
• Esprit logique et capacité d’analyse;
• Capacité à faire des liens entre différentes informations;
• Autonomie et débrouillardise;
• Communication claire et professionnelle;
• Ouverture, collaboration et entregent;
• Facilité à interagir avec différents types d’interlocuteurs;
• Attitude positive et proactive;
• Capacité à travailler dans un environnement concret et opérationnel.