Adjoint exécutif

Jefo est présentement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) Exécutif(ve) à la Vice-Présidente – Marques et Produits

Lieu : Campus Jefo – 5020, avenue Jefo à Saint-Hyacinthe – Poste en présentiel (télétravail occasionnel)
Salaire : À discuter
Supérieur immédiat : Vice-Présidente – Marques et Produits
Type d'emploi : Permanent à temps complet – 35 heures et plus / semaine

Sommaire de la fonction

Nous recherchons un(e) adjoint(e) exécutif(ve) hautement proactif(ve), stratégique et digne de confiance pour agir comme un prolongement de la Vice-Présidente – Marques et Produits. Ce rôle clé est à la fois administratif et stratégique : Il combine des tâches classiques d’organisation avec un soutien transversal à la coordination de projets et à la communication entre la Vice-Présidente et ses directeurs.

L’adjoint(e) exécutif(ve) sera formé(e) à la manière de travailler de la Vice-Présidente pour agir comme relais fiable, particulièrement lors de ses absences ou déplacements. Un cadre de délégation clair sera mis en place pour définir les décisions ou suivis qui peuvent être pris en autonomie et ceux qui nécessitent sa validation. Cette personne jouera un rôle de coordination et de soutien, sans se substituer à la hiérarchie entre la Vice-Présidente et ses directeurs.

Principales responsabilités

1. Soutien stratégique à la direction

• Servir de point de contact principal entre la Vice-Présidente et ses directeurs;
• Représenter le bureau de la Vice-Présidente lors de réunions ou de communications;
• Faire le suivi des livrables et veiller au respect des échéanciers.

2. Gestion proactive des communications et de l’agenda

• Gérer l’agenda de la Vice-Présidente en fonction de ses priorités stratégiques, de ses projets en cours et de ses engagements externes;
• Filtrer et gérer les courriels, faire les suivis nécessaires, signaler les points critiques;
• Organiser les rendez-vous, envoyer les rappels, préparer les documents de réunion;
• Anticiper les besoins logistiques, informationnels et humains de chaque engagement.

3. Leadership délégué et représentation

• Prendre en charge certains suivis ou points de contact pendant les déplacements ou absences de la Vice-Présidente;
• Agir selon un cadre défini de délégation et consulter la Vice-Présidente en cas d’incertitude;
• Représenter la Vice-Présidente dans certaines réunions internes ou mises à jour informelles.

4. Communication interne et coordination d’équipe

• Faciliter la circulation de l’information entre la Vice-Présidente et les directions (marketing, technique, recherche, réglementaire);
• Préparer ou relire les communications internes;
• Soutenir la cohérence, la clarté et le suivi des décisions dans les projets interfonctionnels.

5. Suivi de projets

• Suivre l’avancement des projets et initiatives pilotés par la Vice-Présidente;
• Préparer des synthèses, présentations, tableaux de bord ou notes de réunion;
• Anticiper les obstacles ou retards, proposer des pistes de solution ou des arbitrages.

6. Maîtrise administrative

• Organiser les déplacements, événements et rencontres de la Vice-Présidente;
• Tenir à jour les archives, outils partagés, notes de décisions;
• Structurer les suivis récurrents et échéanciers stratégiques (internes et externes).