Adjoint·e administratif·ive

Résumé du poste

Vous aimez quand ça bouge, quand les dossiers avancent et quand le service à la clientèle est impeccable? À titre d’adjointe administrative, vous serez au cœur de l’action : facturation, suivi de la paie, accueil à la réception et aide à la gestion de dossiers liés à la fourrière (véhicules remorqués), incluant les suivis avec des partenaires (ex. clients, assureurs).

Au quotidien, vous travaillerez main dans la main avec l’équipe (répartition, conducteurs et collègues administratifs) pour faire circuler l’information, assurer un suivi rigoureux et contribuer à des opérations fluides. Poste basé à Chicoutimi, horaire de jour du lundi au vendredi de 8 h à 17 h.

Principales responsabilités
(sans s’y limiter)

Facturation
o Produire, vérifier et transmettre la facturation aux clients selon les procédures établies
o Saisir et joindre les pièces justificatives (ex. bons de commande) aux dossiers de facturation dans le système
o Assurer le service téléphonique et traiter les demandes liées aux factures (copies, suivis, informations)
Paie et dossiers des conducteurs
o Tenir à jour les dossiers des conducteurs (classement, conformité des documents, intégration des nouveaux employés)
o Vérifier et valider les feuilles de temps hebdomadairement
o Soutenir la répartition dans diverses demandes

Soutien à la réception et gestion de la fourrière
o Accueillir et orienter la clientèle (en personne et au téléphone), notamment pour les dossiers de véhicules remorqués
o Effectuer la facturation et assurer les suivis auprès des clients et des partenaires (ex. assureurs)
o Assurer le suivi des inventaires, des accès et des items sous contrôle (ex. clés, registres, emplacement des véhicules)
o Préparer et transmettre la documentation requise pour les dossiers (ex. assurances), au besoin
o Traiter les appels et demandes d’information liés aux opérations (ex. fourrière), et assurer le suivi des dossiers

Profil recherché
• Excellent service à la clientèle, au téléphone et en personne
• Rigueur et souci du détail (facturation, classement, validation d’heures)
• Bonne gestion des priorités et capacité à travailler avec des délais
• Discrétion et professionnalisme (informations de paie et dossiers)
• Aisance avec l’informatique et apprentissage rapide de nouveaux logiciels

Exigences
• Diplôme d’études collégiales en bureautique, diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou attestation d’études professionnelles en secrétariat ou expérience en administration, réception ou comptabilité (facturation), un atout important
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook)
• Français parlé et écrit; anglais fonctionnel (un atout, selon la clientèle)
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique
• Disponibilité pour un horaire à temps plein (à confirmer)

Atouts
• Expérience avec un logiciel de facturation et gestion des bons de commande
• Expérience en validation de feuilles de temps et/ou utilisation de systèmes de télémétrie (ex. Geotab)
• Connaissance du domaine du remorquage, de la fourrière ou du milieu des assurances

Conditions de travail
Statut : Temps plein
Horaire : 8 h à 17 h
Salaire : À déterminer
Lieu : Chicoutimi - 1480 boulevard du Royaume
Entrée en poste : Dès que possible