Notre cliente, une entreprise familiale dans le domaine de la fabrication de comptoirs moulés, de cloisons et de revêtements muraux en plastique stratifié et à la recherche d'un.e adjoint.e administratif.ve et comptabilité pour se joindre à son équipe.
Principales responsabilités:
Pour faire partie de cette merveilleuse équipe vous devrez effectuer:
• Réception d’appels téléphoniques et courriels et acheminer s’il y a lieu;
• Entrer toutes les invitations à soumissionner dans le tableau (Agenda de projets);
• Comptabiliser les factures (payables) reçues par courriels, par la poste ou aller les chercher en ligne;
• Effectuer les paiements fournisseurs en ligne et/ou par chèques (1x semaine);
• Réceptionner les commandes reçues (totale ou partielle dans Acomba construction);
• Effectuer la facturation clients via Acomba construction;
• Sortir les comptes de banque;
• Procéder aux encaissements;
• Lire les bons de commande / contrats reçus et ajuster selon les termes de l'entreprise;
• Dénoncer tous les projets de plus de 5 000 $;
• Ouverture des dossiers sur les diverses applications/plateformes (Acomba, Excel….);
• Envoi des états de compte et demandes de paiement;
• Faire les demandes de lettres de conformités aux installateurs;
• Faire des demandes (à l’occasion) de conformité à la CNESST (sur demande du client);
• Faire les demandes d'attestation de Revenu Québec (ARQ) (1x aux 3 mois);
• Demande l’ARQ des installateurs (1x aux 3 mois);
• Envoyer les liens pour paiements sécurisés par carte de crédit ou les factures via l’application Clover;
• Refacturer les frais de conteneurs, les taxes;
• Entrer les heures sur les cartes de temps et les envoyer à la paye;
• Tout ce qui touche à l’expédition (faire les demandes de taux, écrire au client, faire les étiquettes, faire les demandes de ramassage, la coordination;
• Faire les demandes de prix et commandes de produits sanitaires, papeterie, outils;
• Envoyer et faire le suivi des commandes chez les fournisseurs;
• Sortir les travaux en cours (1x aux 3 mois);
• Préparer les feuilles de matériel reçu pour donner à l’usine et inscrire le tout dans notre agenda de projet;
• Faire les lettres de garantie;
• Faire les demandes d’équivalence des produits pour les devis;
• Faire suivis des soumissions envoyées lorsque les contrats sont donnés (SEAO);
• Faire la demande de nouvelle attestation d’assurance (1x an);
• Comptabiliser l’inventaire (1x an);
• Toutes autres tâches nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.
Conditions de travail:
- Poste permanent à temps plein;
- Horaire du lundi au jeudi de 7h00 à 16h00 et le vendredi de 8h00 à 12h00;
- Salaire selon expérience;
- Les 4 semaines de congés de la construction;
- Aucun overtime;
- Assurance collective, télé-médecine;
- Stationnement;
- Bureau entièrement rénové.
