Description
Nous sommes à la recherche d'un.e adjoint.e à l'immobilier pour joindre une agence immobilière de renommée dans la grande région de Chaudière-Appalaches. Sous la supervision de la présidente et de la dirigeant d’agence, l’adjoint immobilier aux inscriptions est responsable d’accueillir les clients et les courtiers qui se présentent ou qui téléphonent au bureau où il est basé. Il est responsable du traitement et du suivi des inscriptions de tous les bureaux. Il peut aussi être appelé, au besoin, à remplacer et supporter les adjoints immobiliers aux inscriptions des autres bureaux. L’adjoint immobilier aux inscriptions est responsable du bon fonctionnement de la réception et du bureau. Il doit s’assurer de la qualité des services offerts aux courtiers en lien avec les inscriptions de propriétés et l’accueil de la clientèle. Il est également appelé à effectuer diverses tâches générales de bureau, conformément aux méthodes établies et aux besoins évolutifs de l’entreprise.
Principales responsabilités:
Accueil / Communication :
Accueillir les clients et les courtiers à la réception du bureau;
Assurer la réponse et le transfert des appels téléphoniques;
Assurer une bonne communication entre les succursales pour la centralisation des appels téléphoniques;
Transmettre des mémos/courriels aux courtiers à la demande de la direction;
Produire l’horaire de garde pour son bureau, l’insérer dans eZmax et le saisir dans ImmoContact, transmettre aux courtiers et l’afficher au babillard;
Tenir à jour la cédule de remplacement pour la relève téléphonique;
S’assurer de tenir à jour ses connaissances lors de changements de procédures.
Inscriptions :
Vérifier et traiter les courriels transmis par les courtiers et les documents insérés dans la GED en lien avec les inscriptions;
Vérifier et valider les inscriptions saisies par les courtiers et/ou leur(s) adjointe(s) ;
Insérer et valider les documents liés aux inscriptions dans la GED;
Traiter les modifications apportées par les courtiers et faire des corrections, au besoin;
Imprimer les lettres de remerciement, les fiches de l’inscription et autres documents à joindre pour envoi aux vendeurs et les facturer aux courtiers dans l’inscription;
Expirer les contrats échus;
Effectuer le traitement des contrats hors-marché, des contrats acheteurs et non-SIA;
Effectuer le suivi des dossiers dans l’accueil eZmax;
Effectuer la numérisation, lorsque demandé par les courtiers
Effectuer la gestion documentaire des fichiers numérisés (épluchage);
Effectuer la saisie des inscriptions dans le logiciel Centris;
Insérer les photos des propriétés dans le logiciel Centris;
S’assurer du suivi des informations auprès de l’employé qui prend le relais à la Réception.
Service aux courtiers :
Remettre aux courtiers des formulaires, ajouts ou matériel demandé et leur facturer;
Gérer le service de photographies professionnelles .
Autres tâches complémentaires :
Tenir la réception propre et en ordre en tout temps;
Tenir l’inventaire des fournitures requises pour le bon fonctionnement du bureau;
Tenir l’inventaire des formulaires OACIQ;
Transmettre la liste des fournitures à renouveler à l’adjointe au soutien de la direction en charge de centraliser les commandes;
Tenir le registre des appels de garde à jour pour des fins de compilation;
Gérer la petite caisse si applicable.
Conditions de travail:
Poste permanent à temps plein;
Programme d'assurances collectives;
Accompagnement complet pour la formation;
Ambiance de travail agréable, belle équipe!
