ADJOINT·E ADMINISTRATIF·IVE À LA DIRECTION

Notre partenaire, un organisme philanthropique niché dans l’arrondissement de Beauport, souhaite enrichir son équipe d'une adjointe administrative à la direction.
Vous souhaitez travailler et évoluer dans un contexte où les valeurs vous entourant sont entre autres, le respect de la personne, l'écoute, l'équité et la discrétion?
Ne cherchez plus, cet emploi est fait pour vous!!

Principales responsabilités:

Sous l’autorité de la direction générale, l’adjoint·e administratif·ive à la direction veille au bon fonctionnement et à l’efficacité des activités de la direction.
Fournir un soutien hors pair à la direction générale et prendre en charge l’ensemble des tâches administratives de la direction.
Appoter un appui dans la gestion concrète des éléments opérationnels de la direction générale et est responsable du suivi rigoureux des différents dossiers.
Assister et appuyer la direction générale dans l’exécution et le suivi des priorités et de certains projets et dossiers;
Coordonner les réunions du comité de régie, préparer la documentation; prendre des notes, rédiger les comptes rendus des rencontres et assurer les suivis qui en découlent;
Planifier et coordonner l’agenda de l’administrateur principal en fonction des priorités et des urgences; fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions; réorganiser l’agenda lors des changements;
Gèrer les réservations des salles de réunion et voir à la préparation et à l’entretien des salles en collaboration avec le ou la préposé(e) à l’administration et à la reprographie;
Assurer la réception des communications téléphoniques et l’accueil des visiteurs promptement et avec courtoisie;
Accomplir différentes tâches de secrétariat, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique de documents de nature variée;
Rédiger des rapports, des documents de travail, des notes de service et autres à la demande de la direction;
Concevoir, développer ou adapter, au moyen de l'informatique, des outils de gestion nécessaires à l'analyse, au bon fonctionnement et au suivi des différentes activités de la direction, tels que des tableaux ou graphiques, le tout en consultation avec l’équipe de direction;
Participer à la mise en œuvre des procédures de gestion documentaire, à la mise à jour du site Web et du journal ou bulletin interne de la compagnie;
S'occuper de la planification des déplacements des membres de la direction, assurer le suivi des dépenses et complèter les formulaires nécessaires au remboursement des dépenses;
Participer au besoin à l’organisation des activités de reconnaissance du personnel, en collaboration avec le Service des ressources humaines;
Assumer la responsabilité du classement, de la numérisation et de l’archivage des dossiers physiques et électroniques de l’équipe de direction;
Recevoir et filtrer les appels téléphoniques de ses supérieurs immédiats; assurer une réponse téléphonique et diriger les appels;
Remplacer au besoin l’adjointe à l’administrateur principal, dans le respect de son champ de compétence et d’autorité;
Assister aux assemblées du comité exécutif et du conseil d’administration, prendre les notes et rédiger les procès-verbaux;
Remplacer d’autres membres de l’équipe des services administratifs si nécessaire;
Effectuer des recherches, la cueillette, la compilation, la vérification, la saisie et l'analyse de données statistiques ou non, configurer et produire différents rapports;
Assurer l'envoi et la circulation de l'information pertinente auprès des personnes concernées;

En soutien au gestionnaire du Service des ressources matérielles, prendre en charge les tâches suivantes :

• suivi et mise à jour du plan des mesures d’urgence (PMU), de la plateforme Rezilio et des exemplaires papier du PMU,
• suivi des formations et des attestations pour les employés du service,
• suivi et classement physique et numérique des contrats,
• suivi du registre de l’amiante, mise à jour des données et obtention des certificats de désamiantage après travaux,
• conception de divers documents, tels que des rapports et tableaux de bord,

Réalisation de toute autre tâche connexe.

Conditions de travail:

Emploi à temps plein (35h00) et permanent;
Rémunération compétitive incluant notamment des primes de soir, de nuit, de fin de semaine;
Vacances 4 semaines après 1 an de service;
Accès à un programme complet d'assurance collective incluant les frais médicaux (médicaments et professionnels), assurance salaire, assurance vie. L'assurance maladie et vie est payée par l'employeur;
Congés de maladie;
Programme complet d'aide aux employés (PAE), peu importe le statut (temps complet ou partiel). Service gratuit et confidentiel;
Régime de retraite avantageux;
Stationnement gratuit et disponible en tout temps;
Café offert gratuitement!!!
Que du bonheur!!