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Groupe Dallaire

Adjoint administratif

6505, rue Zéphirin-Paquet, local 200, Québec,QC
  • À discuter
  • 37.50 h - Temps plein

  • Emploi Permanent , Télétravail

  • Jour

  • 1 poste à combler dès que possible

Avantages


L’adjoint administratif supporte et accompagne l’équipe d’estimation, les chargés de projets ainsi que le vice-président et directeur général Dalcon en effectuant une multitude de tâches administratives en lien avec les projets de construction.

Principales fonctions

  • Effectuer toute la correspondance administrative relative à la gestion d’un projet de construction.
  • Produire et fournir les divers formulaires nécessaires au démarrage d’un projet aux différents départements concernés.
  • Préparer et transmettre tous documents légaux (adjudication de contrat, quittance, dénonciation, CSST) aux intervenants concernés.
  • Documenter et tenir à jour l’émission, la révision et le cheminement des dessins d’atelier, plans et devis.
  • Produire les procès-verbaux des réunions de chantier, en faire la coordination et les diffuser aux intervenants pertinents.
  • Se coordonner avec l’équipe de facturation pour l’émission de la facturation des sous-traitants.
  • Faire les demandes de paiements mensuels en collaboration avec les chargés de projets.
  • Préparer et transmettre toute la documentation relative à la fin d’un chantier (acceptations provisoire et finale, liste des déficiences).
  • Effectuer le classement et l’archivage électronique et physique en fonction de l’arborescence établie.
  • Supporter les assistants chargés de projets pour les manuels de fin de projet, les dessins d’atelier, les suivis aux sous-traitants et les plans « tel que construit ».
  • Faire l’achat des plans pour les soumissions choisies.
  • Demander et suivre les cautionnements et les assurances pour les soumissions choisies.
  • Mettre à jour les tableaux de suivi des estimations.
  • Coordonner les dépôts des soumissions.
  • Être responsable de la gestion des appels de service à la clientèle incluant la création de bons Odoo, la coordination des rendez-vous avec les locataires et le suivi après service.
  • Gérer les feuilles de temps et les comptes de dépenses des estimateurs et des chargés de projets.
  • Remplacement occasionnel de la réception.

Environnement de travail

Environnement de travailGroupe Dallaire0
Environnement de travailGroupe Dallaire1
Environnement de travailGroupe Dallaire2
Environnement de travailGroupe Dallaire3

Compétences recherchées

  • DEP en secrétariat, DEC en bureautique ou toute autre formation pertinente
  • 3 à 5 ans d’expérience pertinente (dans le domaine de la construction - un atout)
  • Sens de l’organisation, de la discrétion et rigueur
  • Facilité à faire circuler la bonne information au bon moment
  • Faire preuve d’autonomie et d’initiative
  • Bonne capacité à gérer ses priorités
  • Esprit d’équipe et volonté d’aider ses collègues

Exigences

Niveau d'études

Professionnel

Diplôme

DEP

Terminé

Années d'expérience

3-5 années

Langues écrites

Fr : Avancé

Langues parlées

Fr : Avancé