Adjoint(e) administratif(ve)

ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)

RÔLE PRINCIPAL

Sous la supervision de la contrôleur comptable, l'adjoint(e) administratif(ve) est responsable de l’accueil des visiteurs, de la gestion des communications internes et externes ainsi que du soutien administratif et comptable quotidien. Il/elle veille à la bonne organisation des dossiers, à la circulation efficace de l’information et au suivi rigoureux des différents processus administratifs.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

ACCUEIL ET COMMUNICATION

• Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer selon les procédures établies;
• Gérer, analyser et distribuer le courrier entrant et sortant (postal et électronique);
• S’assurer de renommer tous les documents entrants conformément aux normes de classement;
• Maintenir une communication constante avec les contremaîtres et autres membres de l’équipe pour le suivi de rapports.

SOUTIEN ADMINISTRATIF ET COMPTABLE

• Codifier et saisir les factures liées au garage dans le système comptable;
• Effectuer le suivi des bons de commande (B.O.), des crédits à recevoir et des commandes en cours (P.O.);
• Envoyer les chèques et classer les factures correspondantes;
• Vérifier les états de compte liés aux opérations du garage;
• Approuver et transférer les coupons de pesée en provenance des carrières;
• Effectuer la facturation des agrégats et des éléments hors projet;
• Comptabiliser les encaissements et les paiements approuvés à la demande;
• Remplir et mettre à jour la base de données pour les rapports de taxes sur le carburant.

SUIVI ET CONTRÔLE ADMINISTRATIF

• Assurer le suivi et le classement des documents liés aux employés;
• Réaliser divers suivis de contrôle (inventaire de bureau, uniforme, factures, etc.);
• Accomplir toute autre tâche connexe demandée.

EXIGENCES DU POSTE

Formation et expérience

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat, comptabilité ou formation équivalente;
• Minimum de 2 années d’expérience dans un rôle similaire.

Compétences et aptitudes

• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
• Bonnes compétences en saisie de données et en organisation documentaire;
• Maîtrise des outils bureautiques (suite Office, logiciel comptable, etc.);
• Sens aigu de l’organisation, rigueur, discrétion et capacité à gérer plusieurs priorités à la fois;
• Autonomie, polyvalence et esprit d’équipe.