Chargé de projet – service à la clientèle

Gestion immobilière Lafrance et Mathieu est une entreprise bien établie depuis plus de 35 ans sur le territoire de l’agglomération de Québec. Reconnue pour son professionnalisme et son approche humaine, GILM offre à ses clients un service de gestion de copropriété complet et personnalisé. Pour soutenir la qualité de ce service, l’entreprise s’appuie sur une équipe multidisciplinaire, incluant des chargés de projet dédiés au service à la clientèle, qui assurent une coordination efficace entre les conseils d’administration, les résidents et les différents départements internes.

SOMMAIRE DU POSTE

Le chargé de projet – service à la clientèle coordonne l’ensemble des activités entourant la gestion administrative des copropriétés. Il constitue le point de référence central pour les comptes clients dont il est responsable et le pivot entre les différents départements de GILM. Son rôle est crucial dans le maintien d’une communication pertinente et efficace entre les CA, les résidents et tous les autres intervenants.

PRINCIPALES TÂCHES

• Conseiller le CA des projets dont il est responsable
• Coordonner la préparation et le suivi des assemblées annuelles et spéciales de la copropriété : planification, réservation de salle, rédaction des projets de règlements, avis de convocation, procurations, bulletins de vote, etc. selon le calendrier de chaque copropriété
• Assurer la réception et la répartition des demandes de toute nature qui émanent du conseil d’administration des copropriétés
• Organiser une rencontre entre les différents intervenants et les conseils d’administration lors de la signature d’un nouveau contrat
• Procéder à l’ouverture de dossier des nouveaux projets
• Gérer les demandes et questions plus complexes des résidents qui ne sont pas résolues par les agents du service à la clientèle
• Faire le pont entre les CA des copropriétés et les autres départements de l’entreprise
• Collaborer étroitement avec les Chargés de projet - Opérations associés aux comptes dont il est responsable
• Veiller à transmettre l’information pertinente aux copropriétaires, aux résidents et aux tiers conformément aux règlements de la copropriété
  • Coordonner l’émission et l’échéancier des communications clients (lettres, courriels, avis, communiqués, etc.)
  • Assister le conseil d’administration dans des tâches administratives
• Informer les conseils d’administration sur certains aspects légaux entourant la copropriété
• Tenir les dossiers des copropriétés à jour dans l’espace-client
• Monter les chartes de copropriétés selon les modèles fournis
• Tenir à jour les documents de référence – tableau des procédures établies avec les CA