Adjoint.e Administratif.ve – Mécanique et électricité du bâtiment

gbi c’est 60 ans d’expérience et les compétences de plus de 450 employés dédiés à repousser les limites de l’ingénierie. gbi travaille sur une multitude de projets d’envergures multidisciplinaire, variés et stimulant.
Vous êtes un.e adjointe administratif.ive qui aime les défis? Votre place est chez gbi au sein de notre équipe en mécanique et électricité du bâtiment, à notre bureau de Repentigny.

Pourquoi vous aimerez travailler chez gbi

• Un environnement collaboratif où l’expertise est reconnue et valorisée ;
• Des projets stimulants et structurants ayant un impact concret ;
• Une culture d’entreprise basée sur la compétence, l’intégrité, l’humanité et la passion ;
• Des opportunités de développement professionnel et de progression de carrière ;
• Un programme d’avantages sociaux compétitif ;
• Des mesures favorisant la conciliation travail-vie personnelle ;
• Un milieu de travail humain, dynamique et en croissance.

Vos principales responsabilités

• Préparer les divers documents techniques avec les logiciels Word, Excel, Power Point ;
• Effectuer la rédaction, la correction, la mise en page et l'assemblage de divers documents d’ingénierie ;
• Mettre à jour divers documents (fiches projet, CV, etc.)
• Gestion des courriels et livrables (logiciels Outlook, Teams, Wrike, etc.)
• Mettre à jour le tableau des livrables, assister le Directeur du département lors de la réunion de coordination bi-mensuelle de l’équipe, etc.;
• Enregistrer, classer et acheminer différents documents aux départements responsables (résolutions, factures, etc.);
• Suivi de chantier (transmission dessins d’atelier aux divers intervenants, certificat de paiement, liste de travaux à compléter, directives de chantier et avis de changement, incluant mise à jour des tableaux de suivi, suivi pour signature, etc.);
• Traiter et diffuser les informations internes et externes concernant le fonctionnement et documenter les nouvelles procédures;
• Analyser les soumissions, rédiger et acheminer la recommandation;
• Demande d’ouverture de numéros de projets/offres de services, mise à jour tableau et suivi (logiciel CRM, etc.);
• Suivi et vérification FDT, factures, etc.;
• Épauler les chargés de projet au quotidien et les assister au besoin;
• Suivi des formations/présentations;
• Ouverture des dossiers qualité pour nouveaux projets;
• Mettre à jour la liste des projets de chacune des disciplines;
• Rencontre d’accueil des nouveaux employés pour son équipe, fournir l’information générale de base, coordonner la rédaction de leur CV en format gbi , etc.