Assistant, Admin, Dispatch

• Reporting into the Manager of Transportation / Reporting into the Manager of Transportation

Fonctions et responsabilités principales / Main Duties and Responsibilities:

• Interface avec les plannings des clients et les informations aéroportuaires en temps réel, optimisant la répartition des charges de travail entre les chauffeurs conformément à ces exigences, et respectant les délais de livraison en toute sécurité.
• Surveille les systèmes internes et externes pour déterminer les heures d'arrivée et de départ des vols afin d'organiser le retour des chauffeurs à l'avion pour le déchargement/chargement.
• Fournit des informations précises et ponctuelles aux superviseurs et gestionnaire du transport.
• Maintient la zone de travail, les quais de chargement et les équipements propres, conformément aux règles.
• Respecte toutes les règles de sécurité et les standards de l'entreprise.
• Port de chaussures de sécurité.
• Signale et communique quotidiennement toute irrégularité à la hiérarchie et aux autres équipes.
• Inspecte quotidiennement le remplissage correct des carnets de bord et signale toute anomalie par courriel ou via le rapport écrit quotidien du service de répartition.
• Effectue d'autres tâches selon les besoins.
• Interfaces with the Customers’ schedules and airport information in real time, optimizing the allocation of workloads to the Drivers in accordance with these requirements, safely meeting on time performance
• Monitor Internal and External systems to determine arriving and departing flight times to arrange for drivers to meet aircraft for unloading/loading
• Provides accurate and timely information to transportation supervisors / manager
• Maintain clean working area, maintain clean loading docks, maintain clean equipment following rules
• Comply with all safety rules and company standards
• Wear safety shoes while on duty
• Report / Communicate any irregularities to hierarchy and other teams on a daily basis
• Inspect everyday if logbooks are properly filled, and report any discrepancy by email to the through the Dispatch daily written report
• Perform other duties as assigned

Éducation /Education:

• Baccalauréat souhaité
• Diplôme d'études secondaires requis
• Bachelor's degree preferred
• High School diploma required

Expérience professionnelle /Work Experience:

• • Expérience professionnelle en aéroport souhaitée
• • Expérience de travail dans la répartition des transports souhaitée
• • Expérience de gestion d'équipe
• Airport Work Experience preferred
• Working in Transportation Dispatch role preferred
• Experience of managing teams

Compétences professionnelles / Job Skills:

• Capacité à utiliser efficacement la radio et le téléphone pour communiquer
• Bonne capacité de prise de décision dans des situations stressantes
• Excellentes compétences interpersonnelles, de communication et d'organisation
• Capacité démontrée à tenir et à suivre efficacement des dossiers
• Capacité à travailler sous pression sans supervision étroite
• Expérience en résolution de conflits et de problèmes
• Bonnes compétences en communication, verbale et écrite
• Excellentes compétences en service à la clientèle
• Maîtrise des outils informatiques (Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet) requise
• Capacité à travailler le matin, le soir et la fin de semaine (selon le quart de travail assigné)
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique
• Souci du détail
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe
• Bonne capacité de prise de décision dans des situations stressantes
• Certification CIZR et AVOP, un atout
• Ability to effectively use radio and phone for communication
• Good decision-making ability in high pressure situations
• Strong interpersonal, communication and organization skills
• Demonstrated ability to keep and monitor records effectively
• Capable of working under pressure without close supervision
• Experience with conflict resolution and problem solving
• Good communication skills, verbal and written
• Strong customer service skills
• Ability to use computers is required (Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet)
• Ability to work mornings, evenings, weekends (depending on assigned shift)
• Ability to work in a fast-paced environment
• Attention to detail
• Ability to work independently and as part of a team
• Good decision-making ability in high pressure situations
• RAIC and AVOP is an asset

Compétences linguistiques et de communication / Language / Communication Skills:

• Excellentes compétences interpersonnelles, aptitude à interagir avec plusieurs services, selon les besoins.
• Excellentes compétences en lecture, en rédaction et en communication orale en anglais et en français.
• La maîtrise de l'anglais et du français est requise. D'autres langues sont un atout.
• Strong interpersonal skills, interact well with multiple departments as required
• Excellent reading, writing, and oral communication skills in English and French
• Fluency in English and French is required. Other languages a plus.

Salary/Salarie - $50,000 to $60,000 gross annual/brut annual