Responsable Administratif/Chargé(e) de projet (avec admissibilité à une des subventions salariales d’Emploi Québec)

Flexxco Construction est une entreprise familiale, en pleine croissance, spécialisée dans la rénovation résidentielle haut de gamme, offrant des services sur mesure. Nous recherchons un(e) Responsable Administratif(ve)/Chargé(e) de projet pour rejoindre notre équipe dynamique. Ce rôle clé soutiendra la gestion administrative de l'entreprise tout en assurant une communication fluide entre les différentes équipes de projet.

Responsabilités principales :

• Tenue des livres comptables de l’entreprise, avec une attention particulière à la précision des enregistrements financiers.
• Réconciliation bancaire mensuelle pour assurer la correspondance entre les comptes bancaires de l'entreprise et les livres comptables.
• Préparation et traitement des payes des employés, en conformité avec les lois fiscales et les politiques de l'entreprise.
• Assurer la conformité en lien avec les différentes obligations gouvernementales, comme Revenu Québec, Revenu Canada et DAS, en veillant à ce que toutes les déclarations et paiements soient effectués dans les délais.
• Et toutes autres tâches connexes.

• Gestion et suivi des coûts des projets en coordination avec le contremaître et la chargée de projet, afin de mettre à jour les données financières en temps réel pour s’assurer que les coûts restent dans les limites budgétaires.
• Préparation et suivis des factures clients, en s'assurant que toutes les informations nécessaires sont correctement saisies et que les paiements sont collectés à temps.
• Préparation et gestion documentaire en lien avec les projets (dossiers clients, soumissions et contrats).
• Coordination des paiements des fournisseurs, en veillant à respecter les délais contractuels et à maintenir de bonnes relations avec les partenaires externes.
• Suivi des factures fournisseurs pour garantir que toutes les transactions sont traitées correctement et que les paiements sont effectués en temps voulu.
• Vérification des contrats et des conditions de paiement des fournisseurs pour s'assurer qu'ils sont respectés.
• Accompagnement à la gestion du calendrier de projet
• Et toutes autres tâches connexes.

• Coordination des tâches administratives de l'entreprise, y compris la gestion de l'agenda de la direction et la préparation de documents administratifs.
• Suivi et organisation des réunions d’équipe, de gestion ou autre, en veillant à la bonne gestion des dossiers et à la rédaction de rapports réguliers sur l’état d’avancement des projets et des finances.
• Assurer une communication continue avec les différentes parties prenantes, telles que les clients, les fournisseurs, et les équipes internes, afin de garantir un suivi administratif efficace. Cela inclut la gestion des demandes, la transmission d'informations pertinentes et la coordination des documents nécessaires pour assurer le bon déroulement des activités administratives de l'entreprise.
• Fournir tous les rapports et bilans nécessaires.
• Et toutes autres tâches connexes.

• Proposer des solutions pour améliorer les processus administratifs et optimiser la gestion des projets, en incluant l’optimisation des abonnements (coûts, utilisateurs) et des différentes applications utilisées (notamment outils TI tels que Suite Google, Monday, Quickbooks, Timesheets etc. - vers un objectif d’intégration et simplification)
• Mettre en place des systèmes efficaces pour suivre les coûts et les ressources utilisées dans chaque projet, en facilitant ainsi la prise de décisions stratégiques (arriver à une gestion de type tableau de bord, suivis quotidiens, rapport périodiques etc.)
• Et toutes autres tâches connexes.

• Bilinguisme avancé (français et anglais) : Compétence professionnelle pour communiquer efficacement dans les deux langues, à l’écrit comme à l’oral.
• Maîtrise des outils numériques : Excellente maîtrise de la suite Google (Docs, Sheets, Drive), Adobe Acrobat, QuickBooks Online pour la comptabilité, et des logiciels de gestion de projet tels que Monday.com et toutes autres intégrations logiciels utiles.
  
  
• Adaptabilité et gestion du stress : Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément dans un environnement en constante évolution tout en maintenant un haut niveau de précision.

• Sens du service client : Attention aux détails et à la satisfaction des clients. Une personne ayant une attitude professionnelle, tout en étant chaleureuse et informelle lorsque la situation le demande.
• Rigueur et souci du détail : Précision et qualité dans toutes les tâches administratives.
• Esprit de collaboration : Attitude positive et capacité à travailler en équipe.
• Autonomie et proactivité : Capacité à travailler de manière autonome tout en étant force de proposition.
• Discrétion et fiabilité : Respect de la confidentialité et gestion responsable des informations sensibles.

• Télétravail majoritaire : Flexibilité de travailler à distance, avec des réunions d’équipe en présentiel occasionnelles mais obligatoires.
• Matériel informatique fourni : Tout le nécessaire pour travailler efficacement à distance.
• Conciliation travail-famille : Politique d’emploi équitable favorisant un bon équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
• Activités d’équipe : Participation à des événements de team building pour renforcer la cohésion.

Rémunération et heures:

• Rémunération : À discuter en fonction de l’expérience. Le(la) candidat(e) doit être admissible ou capable de se qualifier pour l'une des subventions salariales d’Emploi Québec. Possibilités d’avancement intéressantes – entreprise en pleine croissance recherchant un(e) employé(e) clé pour participer activement à l’avancement des objectifs de la compagnie, avec le reste de l’équipe. Solide expérience requise; cependant, accompagnement et formations fournies pour aider le(la) candidat(e) à se développer dans son rôle.
• Temps de travail : Poste à temps plein. Heures par semaine exactes à discuter selon la disponibilité du candidat et le salaire final entendu. Minimum de 35 heures et maximum de 40 heures par semaine.
• Horaire : Bureau de l’entreprise et suivis employés, partenaires etc. de 8 h à 17 h du lundi au vendredi, avec possibilité d'accommodements horaires pour le travail qui n’est pas sensible à ces heures d’ouverture du bureau.

Comment postuler :

• Veuillez envoyer une lettre de motivation en français, ou en anglais, ainsi que votre curriculum vitae à admin@flexxco.ca avant le 10 juin 2025.
• Veuillez joindre à votre candidature l’explication ou la preuve de votre admissibilité à une des subventions salariales d’Emploi Québec
• Les candidats retenus seront invités à une première entrevue par visioconférence. Suite au premier entretien, un deuxième tour en présentiel permettra de sélectionner le(la) candidat(e) retenu(e) pour le poste.