Sous la supervision de l'équipe de gestion de la Basilique, le ou la titulaire du poste de commis à l’administration assure un soutien administratif, financier et logistique lié aux activités touristiques, événementielles et opérationnelles de la Basilique Notre-Dame. La personne répond aux demandes d’information, traite certaines transactions et dépôts, prépare divers documents administratifs, tient à jour les calendriers et tableaux de suivi, et contribue au bon déroulement des activités quotidiennes en collaboration avec les différentes équipes.
Horaire de travail
Du mardi au samedi, de 11 h à 19 h. L'horaire est sujet à changement selon les dispositions de la convention collective.
Description des tâches
- Répond au téléphone, répond aux questions relatives aux activités touristiques et redirige toutes les questions concernant la pastorale vers la secrétaire-pastorale;
- Prépare les factures pour location de salle et toutes autres activités évènementielles ou touristiques;
- Procède aux dépôts en espèces des quêtes et des troncs;
- Effectue le dépôt de fin de journée du secrétariat;
- Réponds aux questions de la boîte courriel information et répartie les courriels selon les demandes;
- Traite les transactions monétaires en personne pour les gens ne pouvant le faire par téléphone;
- Prépare les reçus d’impôt et commande les boîtes d’enveloppe de quête;
- Prépare les mémos ou notes logistiques pour les événements;
- Tiens à jour le calendrier des événements;
- Effectue des commandes par téléphone ou par courriel à la demande de la direction;
- Met à jour le tableau de vacances;
- Coordonne les réservations pour les chorales;
- Coordonne les commandes de papeterie;
- Toutes autres tâches connexes.
