Réceptionniste (À Temps Plein) - Montfort

Réceptionniste

Description du poste:
Sous la responsabilité de la direction du site, la réceptionniste répondra à tous les appels entrants, accueillera et dirigera tous les visiteurs et répondra aux demandes de renseignements de manière positive et professionnelle, en tant que représentante de Santé Montfort Extendicare.

Responsabilités principales:

• Répondre à tous les appels entrants et aux demandes des appelants de manière positive et professionnelle ;
• Rediriger les appels de manière appropriée et prendre des messages clairs et concis lorsque cela est nécessaire ;
• Accueillir, aider et diriger tous les visiteurs ;
• Ramasser et trier le courrier interne ;
• Affranchir les lettres, livrer et envoyer le courrier externe.
• Préparer les paquets et organiser le ramassage du courrier ;
• Organiser le calendrier et les réservations des salles de réunion ;
• Mettre à jour les listes de téléphone et de distribution ;
• Maintenir une zone de réception propre, sûre, bien équipée et bien organisée ;
• Participer à de petits projets selon les besoins des autres services administratifs (par exemple, étiquettes, aide à l'organisation des dossiers du personnel, etc.) ;
• Effectuer d'autres tâches selon les besoins ;
• Maintenir et promouvoir les valeurs et la philosophie de l'organisation, en particulier en ce qui concerne l'éthique, la moralité et l'intégrité, comme indiqué dans le code de conduite d'Extendicare.

Qualifications:

• Compétences supérieures à la moyenne en matière de communication interpersonnelle, orale et écrite ;
• Une expérience préalable dans le domaine de la réception est considérée comme un atout ;
• Doit faire preuve d'une attitude professionnelle et soignée au téléphone ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches à la fois, à travailler sous pression et à respecter les délais ;
• Sens aigu de l'organisation et souci du détail ;
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)

English

Reporting to on site Management, the Receptionist will respond to all incoming calls, greet and direct all visitors, answering inquiries in a positive and professional manner, representative of Montfort Extendicare.

Key Responsibilities:

• To answer all incoming calls, and respond to caller's inquiries in a positive, professional manner ;
• To redirect calls as appropriate and take clear, concise messages when required;
• To greet, assist and direct all visitors;
• To pick up and sort internal mail;
• To stamp, deliver and maintain mail machine for external mail;
• To prepare packages and arrange courier pick up;
• To arrange meeting room schedule and bookings;
• To update phone and distribution lists;
• To maintain a clean, safe, fully stocked and well organized reception area;
• To assist with small projects as required by other administrative support (i.e. labels, bulk mailing, etc.);
• To complete other duties as assigned;
• To uphold and promote the organization's values and philosophy relating particularly to ethics, morality, and integrity as set out in Revera's Code of Conduct.

Qualifications:

• Above average interpersonal, oral and written communication skills;
• Previous experience in reception is considered an asset;
• Must exhibit professional and polished telephone manner;
• Ability to handle multiple tasks at once, work under pressure, and meet deadlines;
• Highly organized and detail focused;
• Expertise in Microsoft Office ( Word, Excel, PowerPoint, E-Mail)

Time Type:

Extendicare and affiliated organizations including our partner homes in Extendicare Assist, accommodate the needs of job applicants throughout its recruitment and selection processes upon request.