Adjoint(e) juridique - Gouvernance, affaires commerciales et conformité

Deuxième plus important réseau de transport collectif dans la région métropolitaine de Montréal, exo exploite les services de train, d’autobus et de transport adapté des couronnes nord et sud de Montréal.

Chez exo vous retrouverez une organisation à dimension humaine, tournée vers l’avenir et l’innovation, au service des communautés. Un milieu de travail où, selon la nature de l’emploi, la flexibilité des horaires et le télétravail en mode hybride sont favorisés, facilitant la conciliation travail-vie personnelle.

Travailler chez exo c’est aussi bénéficier d’une foule d’avantages, tels que : carte Opus gratuite, assurances collectives, régime de retraite, vacances généreuses, congés fériés, congés maladie et personnels, programme d’aide aux employés, service gratuit de télémédecine pour vous et votre famille et un club social des plus dynamiques. Faites le saut chez exo!

Relevant de la Secrétaire générale et Directrice - Gouvernance, affaires commerciales et conformité, vous assurez un soutien administratif dans la gestion des priorités, des réunions et des communications de cette dernière et de son équipe. Vous ferez partie d'une équipe juridique dynamique, composée d’une dizaine de professionnels juridiques et autres passionnés du droit.

• Gérer l’agenda, la liste des contacts, les déplacements et les rencontres de la Secrétaire générale et Directrice, et lui offrir un soutien actif au quotidien ;

• Assurer le suivi de la boîte courriel de la Secrétaire générale et Directrice (filtrer et prioriser les messages, répondre à certains courriels de manière autonome) au quotidien ;

• Assurer le suivi de la boîte courriel du Secrétariat général, de la présidente du conseil et des administrateurs d’exo ;

• Constituer le point de contact pour la présidente du conseil d'administration en lien avec les Instances ;

• Planifier et coordonner les réunions, formations et autres rencontres de l’équipe (ordre du jour, invitations, documents, logistique), et s’assurer que les actions requises sont bien assignées et suivies (prise de note des actions diverses et suivis) ;

• Préparer les salles, notamment la mise en place des repas et rafraîchissements, le cas échéant, lors des rencontres des administrateurs ;

• Assurer la préparation, la présentation et l’uniformisation de tout document officiel (notes, lettres, opinions juridiques, ententes, présentations PowerPoint, etc.) ;

• Assurer la révision et l'uniformisation des procès-verbaux et des documents normatifs, en assurant le contrôle de la qualité du français et des normes officielles d’exo ;

• Effectuer la transmission des documents relatifs aux subventions gouvernementales ;

• Assurer le suivi des échéanciers, des demandes et des livrables de l‘équipe, en envoyant des rappels si nécessaire ;

• Appuyer la gestion budgétaire et assurer la conciliation de la carte de crédit de la direction ;

• Être responsable de la préparation des documents administratifs, dont les réquisitions de main-d’œuvre et les calendriers d’arrivée des employés (y compris pour organiser les rencontres), les demandes de formation, les autorisations de congrès-colloques ou toute autre formalité ;

• Être responsable du processus lié au mouvement interne de son équipe (arrivée, départ et prolongation) ;

• Préparer et voir au lancement des demandes d’achat (DBS, DMC, etc) et faire le suivi des approbations; faire la réception de factures pour l’équipe ;

• Agir comme personne-ressource pour les membres de l’équipe en s’assurant d’avoir une connaissance des dossiers de sa direction.

La liste des responsabilités et tâches énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des responsabilités et tâches susceptibles d’être effectuées par le titulaire du poste.

Scolarité

• Détenir un diplôme d’études postsecondaires en bureautique, administration ou dans un domaine connexe.

Expérience

• Posséder un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente, dont trois (3) années à titre d’adjoint(e) de direction ;

• Maîtrise de la suite MS Office et de MS Teams ;

• Connaissance de SAP (atout).

Compétences et aptitudes

• Sens développé de l’organisation et de la gestion des priorités ;

• Habiletés à entretenir des relations interpersonnelles et entregent ;

• Faire preuve d’autonomie, d’initiative et de rigueur ;

• Aptitude pour le travail collaboratif ;

• Capacité à gérer son stress et les contraintes de temps ;

• Sens politique et discrétion ;

• Excellente qualité rédactionnelle.

Période d’emploi et horaire

Emploi régulier à temps plein, soit 37,5 heures par semaine. Accessibilité au mode hybride et à l’aménagement des horaires flexibles.

Lieu

Siège social, 1001 boulevard Robert-Bourassa, 26e étage, Montréal, Québec, H3B 4L4