Description
Un de nos clients, une importante organisation municipale, est à la recherche d'un(e) Préposé(e) à l'administration pour le service de la salubrité & d'un(e) Préposé(e) à l'administration pour le service juridique.
Vos tâches seront les suivantes :
-Agit en tant que soutien administratif pour la planification, le suivi, le contrôle et la répartition de tout travail aux activités de l’unité administrative
-Assure la préparation, le suivi, le contrôle ou la coordination de certains dossiers relatifs aux logements, enregistrements de travaux, à la fumigation, aux contrats d’entretien des ascenseurs, aux sinistres ou autres dossiers du genre
-Effectue la saisie d’information relative au suivi des demandes de travaux d’entretien et effectue la conciliation administrative des enregistrements de travaux
-Vérifie la conformité des données inscrites sur les factures, bons de commande, bons de livraison et autres documents du genre
-Prépare et effectue les réquisitions
-Effectue le suivi et la mise à jour des listes de travaux d’entretien
-Complète, prépare et assure le suivi des relevés d’assiduité, des déplacements et autres rapports connexes
-Assure la mise à jour des divers fichiers informatiques de l’unité administrative
-Effectue le classement et la photocopie de divers documents administratifs
-Assure la transmission des documents devant être remis à des entrepreneurs ou intervenants extérieurs
-Prépare les rapports relatifs au suivi des bons de commande
-Assure au besoin la répartition des travaux d’entretien
-Procède ou participe à la fermeture des demandes de travaux lorsque requis
-Effectue l’approbation, la saisie et la relance de la facturation des entrepreneurs
-Procède à l’ouverture et au suivi informatique des dossiers sinistres
-Procède au traitement des factures dans le système financier
-Assure, lorsque requis de le faire, l’exécution de toute activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir
-Exécute la réception, le filtrage et l’acheminement des appels téléphoniques et des visites destinées à, ou en provenance de l’unité administrative
-Reçoit les plaintes ou demandes des locataires et leur transmet toute information pertinente relativement à l’entretien des immeubles
-Assure l’encaissement des loyers reçus ainsi que la préparation des dépôts bancaires
-Effectue la saisie des paiements reçus et assure l’exactitude des données conformément aux dossiers visés. Inscrit au dossier des locataires les paiements reçus ou à effectuer
-Tient à jour les paiements de loyers reçus, impute les sommes au compte du client
-Procède au suivi des appels d’urgence (en dehors des heures ouvrables) et des logements vacants
2 mandats temporaires à pourvoir :
-1 poste à durée indéterminée pour le service de la salubrité
-1 poste à durée indéterminée pour le service juridique
Horaire de jour-du lundi au vendredi (en présentiel) : 8h30-16h30 (35 heures/semaine)
Lieu de travail : Montréal, à proximité du Métro Rosemont
