Adjoint administratif de projet

Pour supporter nos équipes projet sur les chantiers de démolition situés à Montréal, nous sommes à la recherche, d'un ou une adjoint administratif / adjointe administrative de projet.

Sous la supervision du ou de la gestionnaire de projet, l’adjoint(-e) administratif(-ve) de projet aura les responsabilités suivantes :

Gestion documentaire et saisie de données :

• Collecter, trier, numériser et classer l’ensemble des documents liés aux projets (administratifs, contractuels et techniques) ;
• Assurer l’organisation, la mise à jour et l’archivage des documents selon les normes internes et les exigences contractuelles ;
• Maintenir une structure de classement efficace permettant un accès rapide à l’information ;
• Effectuer le suivi des versions et garantir l’actualité et l’intégrité des documents ;
• Saisir, valider et mettre à jour les données dans les différents outils de gestion (Excel, logiciels de gestion de projet ou de chantier) ;
• Assurer la fiabilité, la cohérence et l’exactitude des informations saisies ;
• Gérer la documentation liée aux entrées et sorties de matériaux au besoin ;
• Veiller à la tenue à jour des dossiers des différents intervenants (sous-traitants, fournisseurs, etc.).

Coordination et communication interne

• Assurer la transmission des documents et informations entre le chantier et le siège social (comptabilité, paie, RH, gestion) ;
• Travailler en collaboration avec les RH dans le cadre de l’accueil, l’intégration et la formation des travailleurs ;
• Collaborer et maintenir une communication fluide avec les différentes parties prenantes du projet ;
• Participer à la coordination logistique de chantier, notamment pour l’approvisionnement, les déplacements et l’hébergement des travailleurs etc.

Support aux gérants de projet et aux opérations

• Assister le chargé de projet dans la préparation des documents de gestion (échéanciers, tableaux de bord, suivis budgétaires, rapports, etc.) ;
• Collaborer au suivi administratif et financier des projets ;
• Participer au suivi de la facturation mensuelle, incluant la gestion des extras et des travaux supplémentaires ;
• Maintenir à jour les outils de suivi de placement de la main d’œuvre et des équipements ;
• Participer à la planification hebdomadaire de main d’œuvre et assurer la communication de l’information ;

Implantation et gestion des outils numériques

• Participer à l’implantation et au déploiement d’applications de gestion de chantier ou de projet ;
• Contribuer à l’intégration de nouveaux outils numériques visant à améliorer l’efficacité administrative et opérationnelle ;
• Assurer la mise en place de bonnes pratiques d’utilisation des outils numériques et accompagner les utilisateurs dans leur appropriation ;
• Offrir un soutien de première ligne aux équipes pour l’utilisation des outils technologiques ;

Conformité et amélioration continue

• Appliquer les procédures internes et contribuer à leur amélioration ;
• Veiller au respect des politiques, normes de qualité et exigences réglementaires ;
• Repérer les opportunités d’amélioration et participer à l’optimisation des processus administratifs;
• Identifier des leviers pour optimiser les processus via la transformation numérique.