Adjoint(e) administratif(ve) - Bureau de Laval

Sous la responsabilité de l’associé désigné et en collaboration avec les membres du service, le ou la titulaire du poste effectuera divers travaux administratifs pour contribuer au fonctionnement optimal des équipes. Il ou elle interagira quotidiennement avec plusieurs membres du service, avec des partenaires d’affaires ainsi qu’avec la clientèle.

Ce travail nécessite occasionnellement un remplacement à la réception (lunch, fin de journée, vacances).

• Assister dans la gestion de l’agenda de l’associé (prise de rdvs, réservation de salles, invitations à des rencontres clients, suivis avec les participants, coordination de la logistique des réunions, etc.);
• Effectuer la gestion des courriels provenant de l’externe ainsi que des messages laissés dans la boîte vocale de l’associé;
• Compléter les comptes de dépenses de l’associé;
• Effectuer la saisie, la vérification et l’intégration de la facturation pour l’associé tout en assurant les suivis nécessaires avec ce dernier;
• Communiquer au quotidien (téléphone et courriel) avec les partenaires, les collaborateurs et les clients et faire les suivis nécessaires;
• Assurer le respect des échéances de diverses tâches;
• Gérer un grand volume de documents reçus des collaborateurs, partenaires, clients et autorités fiscales (réception, numérisation, classement et envoi);
• Planifier et coordonner l’envoi de cadeaux aux clients et participer à la coordination d’événements spéciaux;
• Réviser, rédiger et faire la mise en page de différents documents (lettres mandats, mémorandums et autres);
• Créer de dossiers clients et dépôt de documents pour signature via le portail interne;
• Effectuer la gestion de la réception et des envois postaux;
• Suivis divers avec les clients et des factures impayées;
• Participer à la saison T1/T3 selon les besoins;
• Concevoir et mettre en page des présentations PowerPoint;
• Répondre aux divers besoins des membres des départements;
• Tâches administratives diverses : ouverture de dossiers et de fiches clients, recherche interne, mise à jour des bases de données, remplacement à la réception selon les besoins, entraide au sein de l’équipe d’adjoint(e)s administratif(ves), etc.