Agent(e) à l'accueil et à la téléphonie

Agente ou agent à l’accueil et à la téléphonie

Description du poste :

À titre d’agente ou d’agent à l’accueil et à la téléphonie, vous êtes la première personne-ressource pour les membres, les visiteurs, les partenaires et les employés de la Coopérative. Vous assurez un accueil professionnel, courtois et chaleureux, répondez aux appels entrants et orientez efficacement les demandes vers les personnes ou les services appropriés. Vous contribuez également au bon fonctionnement administratif de l’organisation en effectuant diverses tâches de soutien, de classement, de suivi documentaire et de gestion du matériel de bureau.

Responsabilités principales :

• Accueillir les personnes qui se présentent à la Coopérative avec courtoisie, professionnalisme et discrétion.
• Recevoir les appels téléphoniques, répondre aux demandes générales et transférer les appels aux personnes concernées.
• Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone, par courriel ou en personne, et assurer un suivi approprié lorsque requis.
• Effectuer diverses tâches liées au système téléphonique, notamment l’activation et la désactivation des boîtes vocales, ainsi que le soutien relatif aux accès ou aux puces du système d’alarme.
• Trier et distribuer le courrier postal et électronique.
• Assurer la mise à jour de certains documents administratifs, tels que le bottin téléphonique, les listes internes et les documents de référence.
• Produire ou préparer du matériel administratif, notamment les cartes d’identité, formulaires, documents internes ou autres outils nécessaires au fonctionnement de l’organisation.
• Fixer, confirmer ou modifier des rendez-vous selon les besoins des membres, des clients ou des équipes internes.
• Effectuer des photocopies, numériser des documents, transmettre des télécopies et assurer la circulation adéquate de l’information.
• Voir à l’inventaire du matériel et de la papeterie, préparer les commandes nécessaires et obtenir les autorisations requises auprès de la direction.
• Contrôler et effectuer le suivi de la petite caisse ainsi que de la caisse clients, selon les procédures établies.
• Effectuer le classement, l’archivage et la mise à jour de dossiers administratifs.
• Offrir un soutien administratif aux collègues et à la direction lorsque nécessaire.
• Accomplir toute autre tâche connexe contribuant au bon fonctionnement de la Coopérative.

Les avantages :

- Horaire de jour, du lundi au vendredi de 8:30 à 16:00 à raison de 32,5 heures par semaine ;
- Banque d’heures de maladie ;
- REER collectif ;

- Enveloppe santé ;
- Milieu de travail collaboratif au sein d’une équipe complémentaire et soudée, ayant à cœur le bien-être de ses membres.

Compétences et exigences :

- Diplôme d’études secondaires ;

- Formation pertinente au poste, notamment en bureautique, secrétariat ou administration, un atout ;

- Minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente dans un poste similaire ;

- Bonne maîtrise des outils informatiques, notamment la suite Microsoft Office ;

- Fort sens du service à la clientèle et capacité à communiquer avec tact et professionnalisme ;

- Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Qualités recherchées :

Vous placez le service à la clientèle au cœur de vos priorités. Vous êtes une personne courtoise, respectueuse, discrète et à l’écoute. Votre sens de l’organisation, votre autonomie et votre initiative vous permettent de gérer plusieurs demandes avec efficacité. Vous faites preuve de professionnalisme, de rigueur et de minutie dans l’exécution de vos tâches. Si vous aimez être au cœur de l’action et contribuer positivement à l’expérience des membres et visiteurs, la Coopérative est l’endroit qu’il vous faut !