Vous croyez en l’importance de la démocratie ? Que les femmes ont un rôle essentiel à jouer dans la vie citoyenne et politique?
Rejoignez un organisme engagé depuis plus de 25 ans, qui agit pour renforcer la démocratie et soutenir la pleine citoyenneté de toutes et tous. En tant que responsable de l’administration, vous contribuerez directement à une mission porteuse de sens : éduquer, mobiliser et soutenir les femmes dans leur engagement citoyen. Ce poste s’adresse à une personne rigoureuse, autonome et motivée par des valeurs de justice sociale et de participation démocratique.
Plus spécifiquement, vous serez appelée à :
- Comptabilité Quotidienne : Coordonner les activités, incluant la tenue des livres, la saisie de données et les réconciliations comptables ;
- Gestion des Flux : Gérer l'intégralité du cycle des dépenses (bureau, programmes), des payes (employés et contrats), le suivi des cotisations, ainsi que la gestion des comptes clients et fournisseurs (réception, codification, paiement des factures) ;
- Surveillance : Assister à la surveillance générale des opérations financières et comptables du GFPD ;
- Suivi et Projection : Assurer le suivi, les projections et la réconciliation des dépenses liées aux projets et aux opérations courantes ;
- Élaboration Budgétaire : Aider à la création de budgets pour les nouveaux projets et assister au développement des budgets prévisionnels (plan d’action) et anticipatoires (demandes de financement) ;
- Contrôle des Achats : Examiner et contrôler les transactions d’approvisionnement pour garantir la présence des pièces justificatives et le respect des procédures ;
- Recommandations : Fournir des recommandations d'ajustements budgétaires et de prolongations sans coûts ;
- Rapportage : Préparer et soumettre dans les délais les rapports et les états financiers ;
- Conformité : Veiller au respect des politiques et procédures comptables, des exigences de conformité des bailleurs de fonds, et des contrôles internes ;
- Amélioration : Contribuer à améliorer l’imputabilité des procédures et des systèmes financiers.
- Gestion administrative et ressources humaines :
- Le Cycle de Vie des Employés : De la détermination des besoins en recrutement et à l'embauche (préparation des documents) à la gestion des dossiers des employés, des descriptions de postes et des processus de départ/changement de statut ;
- L'Administration Quotidienne du Personnel : La coordination des opérations internes (gestion des paies, congés, feuilles de temps, assiduités) et l'application des normes du travail (y compris les obligations CNESST) ;
- La Conformité Légale et Opérationnelle : Veiller au respect et à la transmission de toutes les lois, règles, normes (gouvernementales, CNESST, bailleurs de fonds) et des politiques internes ;
- La Gestion des Ressources et Logistique : Gérer les contrats et ententes avec les fournisseurs, assurer le suivi des inventaires (matériel, technologie) et maintenir l'intégralité du système d'archivage et des dossiers administratifs ;
- L'Amélioration des Systèmes : Élaborer, mettre en œuvre et mettre à jour les systèmes administratifs de RH et les procédures internes.
Vos qualifications :
- Vous détenez un baccalauréat ou un diplôme d’études collégiales dans une discipline pertinente ;
- Vous cumulez trois à cinq (3 à 5) ans d’expérience en comptabilité, gestion financière, ou administration ;
- Vous connaissez bien le Code du travail du Québec et vous êtes habile à interpréter ses politiques ;
- Vous maîtrisez les outils informatiques, notamment la Microsoft Teams et la suite MS Office ;
- Votre connaissance de SAGE et la comptabilité de projet sont de vrais atouts ;
- Vous maîtrisez parfaitement le français à l’oral et à l’écrit ;
- La connaissance des entreprises sans but lucratif est un atout.
Votre profil :
- Vous êtes un véritable as de l’organisation, de la rigueur et du souci du détail, ce qui vous permet de gérer plusieurs dossiers en même temps ;
- Vous êtes capable d’interagir avec des parties prenantes multiples avec professionnalisme et impartialité ;
- Vous détenez un sens aigu de la confidentialité ;
- On dit de vous, que votre débrouillardise et votre agilité vous permettent de vous adapter rapidement ;
- Vous détenez un leadership mobilisateur et collaboratif, favorisant la coopération avec les équipes.
Conditions de travail et avantages sociaux :
- Type de contrat: Contrat à durée déterminée (12 mois, renouvelable) - période d’essai de six (6) mois ;
- Localisation: Québec (centre-ville), possibilité de télétravail ;
- Salaire: à partir de 30,75$ / heure (échelle salariale en voie de révision) ;
- Horaire de travail: 35h / semaine (flexible) ;
- Vacances : 3 semaines après 1 an de service continu ;
- 9 journées fériées par année + congé additionnel de 3 jours entre Noël et Jour de l’an ;
- 10 jours de congés personnel/maladie ;
- Équipe engagée et collaborative.
Veuillez noter que seules les candidatures retenues seront contactées.
