Adjoint.e Administif.ve à la direction et conformité légale

Joignez-vous à une entreprise d’ici, en pleine croissance, où votre rigueur et votre sens de l’organisation feront toute la différence.

Sous la supervision de la direction générale, l’adjointe administrative à la direction et conformité légale occupe un rôle stratégique au cœur de l’organisation. Véritable pilier administratif, elle soutient la direction dans la gestion quotidienne, la coordination des priorités et le suivi des décisions, tout en assurant un encadrement rigoureux des obligations légales et réglementaires.

Par votre professionnalisme, votre discrétion et votre capacité à structurer l’information, vous contribuerez directement à la fluidité des opérations, à la saine gouvernance de l’organisation et au respect des cadres réglementaires applicables. Vous serez une partenaire de confiance de la direction dans un environnement où la rigueur, la transparence et la collaboration sont essentielles.

À propos de Lumii-Solutions

Née en 2008 sous le nom IHR Télécom, notre organisation à but non lucratif a été fondée pour répondre à un besoin bien réel : offrir un accès Internet haute vitesse fiable, moderne et accessible aux communautés résidentielles, agricoles et d’affaires de la Montérégie et des Cantons-de-l’Est.

Aujourd’hui, sous le nom Lumii Solutions, nous poursuivons cette mission avec la même passion. Nous développons des solutions technologiques adaptées aux réalités locales, en misant sur des services fiables, personnalisés et pensés pour les gens d’ici. Notre approche est fidèle à notre image : simple, humaine et transparente. Parce que se connecter ne devrait jamais être compliqué. Et parce que la technologie, n’est rien sans les relations.

Description de poste

En tant qu’adjointe administrative à la direction et conformité légale, vous serez responsable d’assurer un soutien administratif stratégique à la direction générale. Grâce à votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre capacité de coordination, vous contribuerez au suivi des décisions, à la gestion des priorités et au respect des obligations légales et réglementaires, jouant ainsi un rôle clé dans la saine gouvernance et la fluidité des opérations de Lumii Solutions.

Tout au long de votre cheminement avec nous, vous aurez, entre autres, comme rôles et responsabilités:

1- Soutien administratif et stratégique à la direction

• Assurer le soutien administratif direct de la direction générale dans la gestion quotidienne de ses activités;
• Gérer l’agenda, les priorités, la correspondance et les suivis stratégiques;
• Préparer, structurer et mettre en forme les documents de direction : dossiers décisionnels, rapports, présentations et tableaux de suivi;
• Rédiger et réviser des communications internes et corporatives à caractère administratif;
• Assurer le suivi administratif des décisions, orientations et mandats confiés par la direction;
• Soutenir la préparation des réunions de direction et du conseil d’administration (logistique, documentation, résolutions, procès-verbaux et archivage);
• Agir comme personne-ressource et courroie de transmission entre la direction, les équipes internes, le conseil d’administration et les partenaires externes;
• Effectuer des recherches informationnelles et documentaires à partir de sources publiques et structurer l’information à des fins décisionnelles.

• Assurer le suivi administratif des obligations légales, contractuelles et réglementaires de l’organisation;
• Maintenir à jour les registres corporatifs, dossiers de conformité et documents réglementaires;
• Gérer les échéanciers légaux, contractuels et réglementaires et assurer les rappels requis;
• Compiler et organiser l’information relative aux changements législatifs ou réglementaires pertinents;
• Participer au suivi administratif de la conformité réglementaire (notamment CRTC, CPRST et autres organismes), sous la supervision de la direction;
• Coordonner les échanges avec les avocats, notaires, consultants, municipalités et organismes réglementaires;
• Préparer des ébauches de contrats, ententes ou documents corporatifs à partir de gabarits existants, selon les instructions de la direction;
• Assurer la mise en forme, la mise à jour, le classement et l’archivage des contrats et documents corporatifs;
• Effectuer le suivi administratif des contrats (signatures, échéances, renouvellements et modifications);
• Procéder à une révision administrative et technique des documents, sans validation juridique du contenu.

• Organisation et gestion des priorités;
• Rigueur administrative et souci du détail;
• Communication écrite claire, professionnelle et structurée;
• Discrétion et sens des responsabilités;
• Capacité de coordination, de suivi et de collaboration.

• Formation en administration, bureautique ou domaine connexe;
• Formation ou connaissances en matière juridique ou réglementaire considérées comme un atout important;
• Expérience pertinente en soutien administratif de direction, idéalement dans un environnement corporatif, réglementé ou parapublic;
• Excellentes compétences en rédaction, mise en forme et gestion documentaire;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Excel (tableaux de suivi, formules, gestion et structuration de données);
• Sens aigu de l’organisation, grande rigueur et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Discrétion, jugement professionnel et respect strict de la confidentialité;
• Autonomie, fiabilité et capacité à travailler en étroite collaboration avec la direction.

Localisation : 8 blvd du Frère-André, Mont-Saint-Grégoire

Statut de l’emploi : Permanent

Horaire de travail : 35-40h, horaire flexible.

Salaire selon expérience et formation : 25.35$/h. à 35.35$/h.

Avantages :

• Programme complet d’assurances collectives, dont 50 % des primes sont assumées par l’employeur;
• REER collectif avec contribution de l’employeur;
• Programme de mieux-être et accès au Programme d’aide aux employés (PAE) pour vous et votre famille;
• Conditions de congés avantageuses :
  • 10 jours de congé maladie payés
  • 5 congés sociaux, dont 3 rémunérés
  • 15 jours fériés payés
• Trois (3) semaines de vacances après un an de service;
• Comité social favorisant un climat de travail dynamique et rassembleur;
• Environnement de travail humain, collaboratif et inclusif, axé sur le respect et l’équilibre;