Description
DESCRIPTION
La personne titulaire de ce poste devra analyser les besoins, et concevoir et appliquer des techniques professionnelles aux méthodes et systèmes administratifs afin d’améliorer le fonctionnement des services. Plus particulièrement, dans le rôle de spécialiste en procédés administratifs au sein de la Direction des communications, le candidat sélectionné veillera à l’exécution, la coordination et l’amélioration continue des activités journalières en matière d’opérations administratives et financières, contribuant ainsi à la qualité des services, la cohérence opérationnelle et la crédibilité de l’organisation.
FONCTIONS SPÉCIFIQUES
• Appuyer les activités opérationnelles quotidiennes de la Direction des communications et assurer la continuité des processus administratifs et financiers.
• Coordonner et réaliser les opérations financières quotidiennes dans un système complexe, incluant les demandes de soumissions, les bons de commande, les factures et les suivis auprès des fournisseurs et des parties prenantes internes.
• Agir comme pivot à la coordination opérationnelle en assurant les suivis en temps opportun auprès des coordonnateurs, membres de l’équipe, clients internes et partenaires externes.
• Évaluer les besoins opérationnels en lien avec les processus administratifs, puis recommander, établir, mettre en œuvre et maintenir des procédures et des flux de travail efficaces et durables.
• Assurer l’exactitude, l’intégralité et la conformité des documents administratifs et financiers dans une optique de contrôle de la qualité ainsi que pour limiter les erreurs entraînant des répercussions sur les opérations.
• Participer au processus de planification des communications en apportant un soutien administratif et opérationnel à l’équipe de gestion.
• Évaluer les besoins en matière de reddition de comptes opérationnelle et recueillir, rassembler et conserver des données afin de soutenir la prise de décisions et l’analyse stratégique.
• Apporter une expertise administrative et logistique à l’équipe des communications, particulièrement dans le cadre de la coordination de rencontres, la préparation d’ordres du jour, la documentation et les suivis.
• Appuyer l’organisation des activités de la direction et de l’organisation en assurant la coordination logistique et la préparation administrative.
• Développer, documenter et garder à jour des outils liés aux opérations, des modèles et des procédures afin de favoriser des pratiques cohérentes et durables au sein de l’équipe.
• Contribuer à la collecte et à la validation d’indicateurs opérationnels et de données de performance, en assurant la fiabilité des informations utilisées pour la production de rapports.
• Appuyer l’équipe de gestion dans le suivi et le contrôle des dépenses opérationnelles, en assurant leur conformité aux processus et aux budgets établis.
• Coordonner les tâches administratives, p. ex. la création de sondages, la rédaction de documents, la coordination de traductions et la planification logistique (p. ex. envois, réservations, etc.).
• Assurer une prestation de services professionnelle, uniforme et dans les délais aux clients internes et autres intervenants, contribuant ainsi à la réputation et l’efficacité de la direction.
• Collaborer étroitement avec le spécialiste en procédés administratifs (stratégie) afin de veiller à l’exécution et à la remise de divers mandats ou dossiers.
EXIGENCES
Formation :
• Baccalauréat en sciences administratives, sciences humaines, sciences sociales ou un domaine connexe.
• Trois (3) années d’expérience administrative pertinente, incluant une expérience en coordination des opérations, en processus administratifs financiers, ou dans des environnements de service à haut volume d’activités.
• Expérience et connaissances du réseau de la santé et des services sociaux, un atout.
Connaissances et aptitudes :
• Connaissance des systèmes, des techniques et des pratiques administratives, particulièrement en lien avec les flux de travail opérationnels, les processus financiers et l’amélioration des processus.
• Connaissance des processus de suivi budgétaire, de collecte de données et de reddition de comptes.
• Connaissance du réseau, des politiques, des programmes et des règlements administratifs du MSSS.
• Connaissance des modèles, des tendances et des enjeux des Premières Nations partout au pays.
• Fortes capacités d’organisation, de priorisation et de gestion de multiples tâches dans un environnement à haut volume et en évolution rapide.
• Grande rigueur, souci du détail et du contrôle de la qualité.
• Compétences développées en matière de coordination et de suivi, et capacité à travailler avec de multiples intervenants simultanément.
• Capacité à élaborer, mettre en œuvre et assurer des procédures et processus administratifs durables.
• Capacité à recueillir, valider et organiser des données opérationnelles afin d’appuyer la production de rapports et d’analyses.
• Compétences poussées en résolution de problèmes basée sur une approche pratique et axée sur les solutions.
• Excellentes habilités de communication et de leadership.
• Capacité à soutenir et à guider les membres de l’équipe dans l’application de procédures administratives.
• Sens d’autonomie, de débrouillardise et des responsabilités, accompagné d’une capacité d’adaptation.
• Très bonne connaissance des applications de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Project et PowerPoint).
LANGUES
• Maîtrise de l’anglais ;
• La maîtrise du cri ou du français est un atout.
