Description
DESCRIPTION
Sous l’autorité hiérarchique du Directeur et du Directeur adjoint des technologies de l’information, le Coordonnateur/la Coordonnatrice du contrôle et de l’analyse des projets des Services TI est responsable de coordonner, conseiller, soutenir et orienter le Directeur et le directeur adjoint en matière de préparation des dossiers d’affaires, de planification et de contrôle de projets.
Gestionnaire d’expérience, hautement crédible et doté d’un esprit d’équipe, le conseiller cadre exerce son leadership dans un contexte de transformation et d’amélioration continue en fonction des objectifs stratégiques du Conseil Cri de la santé et des services sociaux (CCSSSBJ), des orientations ministérielles et des résultats attendus.
Par son implication proactive, elle ou il utilise son expertise et les pratiques exemplaires notamment à l’égard des divers modes d’analyse d’opportunités et des mécanismes de suivi et de contrôle de projets soutenant ainsi l’excellence dans le respect des paramètres de portée, de coûts, d’échéancier et de qualité établis.
Elle/il est responsable de valider le contenu des fiches d’avant-projet et doit assurer la qualité des dossiers d’opportunité et des dossiers d’affaires de même que des rapports d’état de santé et des bilans annuels, en conformité avec les exigences du Ministère de la Santé et des Services Sociaux (MSSS). Elle/il est de plus responsable du processus d’attestation de ces documents, du processus de validation et d’approbation des dossiers de même que de tous les échanges nécessaires avec le MSSS.
Pour ce faire, elle ou il participe à la gouvernance du projet afin d’en maîtriser les enjeux et supporter efficacement le CCSSSBJ dans un contexte de transformation et d’amélioration continue en fonction des orientations ministérielles, de nos enjeux spécifiques et des résultats attendus.
La personne titulaire du poste sera appelée à encadrer une équipe de quatre analystes d’affaires et à œuvrer dans un contexte de changement majeur et de grande complexité. Elle aura la responsabilité d’assumer la gestion des activités liées à son service dans l’objectif de pouvoir relever les défis d’une organisation d’envergure.
S’ajoutent à cette complexité le devoir de conjuguer avec un cadre légal vaste et complexe, de même que des obligations de performance et de transparence. La fonction de conseiller cadre en service TI requiert des candidats ayant démontré un sens très élevé des responsabilités et d’imputabilité, un courage de gestion, des compétences de haut niveau en gestion du changement et en amélioration continue de la qualité, en performance, efficience et efficacité ainsi qu’une grande rigueur budgétaire. L’expérience patient (client) et la responsabilité populationnelle ou clientèle seront aussi au cœur de tous les processus afin d’améliorer l’accès, la continuité et la fluidité des services.
FONCTIONS SPÉCIFIQUES
Gestion du processus avant-projet
• Assurer la gestion du processus avant-projet et contribue à l’élaboration et l’évolution d’un manuel de gestion de projet (documentation des processus, développement des outils, etc.) et à la mise en place des processus et des mécanismes de suivi des projets;
• Définir et documenter les besoins d’affaires;
• Diriger et coordonner, s'il y a lieu, des équipes d'analystes informatiques pour mettre en place et gérer l’ensemble des processus avant-projet Plan de gestion des ressources informationnelles;
• Représenter le CCSSSBJ auprès du MSSS et des différents partenaires du projet et produire les documents nécessaires à la reddition des comptes auprès du Ministère;
• Assurer la coordination des bilans de projets en ressources informationnelles soumis au MSSS ;
• Assurer la coordination de la programmation des investissements et des dépenses (appelée « Programmation ») en ressources informationnelles;
• Effectuer le suivi des projets des Services de l’information et autorise les projets des Services de l’information;
• Préparer et soumettre des dossiers d’opportunité (DO) requis pour autorisation;
• Soumettre des dossiers d’affaires requis pour autorisation (DAS, DA);
• Assurer la coordination du bilan de l’utilisation des sommes (appelé « Bilan ») en ressources informationnelles;
• Assurer la coordination de l’élaboration et de la soumission du plan directeur en ressources informationnelle, de l’inventaire et de l’état des actifs informationnels ainsi que du portrait de la main d’œuvre en ressources informationnelles;
• Assurer la coordination de l’état semestriel des projets en ressources informationnelles;
• Diriger et coordonner, l’équipe d'analystes informatiques pour l’analyse des besoins et la documentation avant-projet et les registres de suivi et contrôle de projet (portée, budget, approbation, …);
• S’assurer du dépôt des documents afférents dans l’outil prévu à cette fin;
• Élaborer et produire les différents livrables requis par le PGRI ;
Responsabilités liées au bureau de contrôle de projet
• Définir et assurer le suivi budgétaire des ententes contractuelles reliées à l’implantation;
• Définir les mécanismes de suivi et produire les redditions de compte requises, relatifs aux projets en RI;
• Assurer le suivi du plan d’investissements et des dépenses en ressources informationnelles;
• Effectuer le suivi des projets des Services de l’information et autorise les projets des Services de l’information;
• Assure le suivi des dépenses, soumet des demandes de remboursement et reddition de comptes;
• Assurer la coordination des bilans de projets en ressources informationnelles soumis à la direction;
• Assurer la coordination de l’état des projets en ressources informationnelles;
• Élaborer et produire les différents livrables requis par la direction;
Responsabilités liées à la transformation numérique
• Soutenir les co-présidents du comité de transformation numérique du CCSSSBJ dans la planification, l’organisation et la tenue des sessions mensuelles du comité;
• Assurer le suivi des orientations et actions énoncées;
• Maintenir la base de connaissances et de documents à jour.
EXIGENCES
Formation et expérience:
• Diplôme universitaire de 1er cycle en informatique ou toute autre discipline pertinente au poste;
• Maîtrise en administration, en gestion de projet ou dans une discipline pertinente aux fonctions;
• Une expérience en coordination de projets pourrait compenser l’absence d’un diplôme de deuxième cycle;
• Possède une expérience de plus de 10 ans dans le secteur des technologies de l’information dont 5 ans minimum dans un poste de gestion de projet dans le réseau de la santé et des services sociaux;
• Possède une expérience dans la reddition de compte ministérielle;
• Posséder un minimum de dix (10) années d’expérience pertinente dans la rédaction de dossiers d’affaires (PGRI) et le suivi de projets TI dans le réseau de la santé et des services sociaux est un atout, dont cinq (5) dans des projets d’envergure.
Connaissances et capacités:
• Très bonne compréhension du secteur de la santé et des services sociaux, de son administration, de son cadre légal et des normes de gouvernance et de la méthodologie de projet;
• Démontrer des habiletés à communiquer (écrit et verbal), un bon jugement, un sens des responsabilités, une grande capacité d’analyse, de synthèse et de décision, faire preuve de leadership, de créativité et avoir des habiletés en contrôle et supervision;
• Très bonne compréhension des enjeux associés au poste.
LANGUES
• Maîtrise de l’anglais ;
• Maîtrise de la langue cri ou du français est un atout.
RENSEIGNEMENT SUPPLÉMENTAIRES
• Le poste peut nécessiter de travailler après les heures régulières ou en fin de semaine, si requis;
• Disposition à effectuer des déplacements représentant environ 15 % à 25 % du temps de travail.
