Description
SOMMAIRE DU POSTE
Personne qui est responsable des activités courantes d'une bibliothèque selon les besoins de l'établissement. Elle analyse les besoins du milieu. Elle s'assure de la qualité et du bon fonctionnement des services offerts.
Elle recommande l'achat de documents écrits et audiovisuels ainsi que des ressources imprimées ou électroniques.
Elle exerce un rôle conseil et de soutien auprès des usagers et du personnel et les assiste dans leurs recherches. Elle peut participer ou offrir différentes activités de formation sur les services offerts.
RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
Relevant de la Directrice des services corporatifs, la Bibliothécaire est responsable de la gouvernance et de la gestion des documents électroniques et papier au sein du CCSSSBJ. En collaboration avec les parties prenantes de l’organisation, elle développe, met en œuvre et maintient les politiques, procédures et pratiques de gestion documentaire, conformément aux exigences légales, réglementaires et organisationnelles applicables.
La Bibliothécaire supervise les principales collections de contenus corporatifs (à l’exclusion des archives médicales, du centre de documents de l’intranet et des images gérées dans le système de gestion des actifs numériques), en veillant à ce que l’information soit adéquatement organisée, conservée, sécurisée et accessible afin de répondre aux besoins opérationnels et informationnels des utilisateurs. Elle agit également comme experte en la matière et super utilisatrice des systèmes de gestion documentaire, offrant conseils, formation et soutien continu au personnel pour promouvoir de bonnes pratiques de gestion de l’information à travers l’organisation.
La Bibliothécaire supervise les principales collections de contenus corporatifs (à l’exclusion des archives médicales, du centre de documents de l’intranet et des images gérées dans le système de gestion des actifs numériques), en veillant à ce que l’information soit adéquatement organisée, conservée, sécurisée et accessible afin de répondre aux besoins opérationnels et informationnels des utilisateurs. Elle agit également comme experte en la matière et super utilisatrice des systèmes de gestion documentaire, offrant conseils, formation et soutien continu au personnel pour promouvoir de bonnes pratiques de gestion de l’information à travers l’organisation.
Gestion quotidienne de l’information
• Gestion des collections documentaires : classement, nommage, catégorisation, archivage et disposition des fichiers selon les politiques et procédures de gestion documentaire.
• Audits périodiques des collections pour assurer la conformité aux règles établies.
• Collaboration organisationnelle avec les responsables d’autres outils de gestion documentaire afin d’assurer cohérence et efficacité.
Gouvernance en matière de gestion de documents
• Participation à l’élaboration des règles de gestion, conservation et archivage des documents.
• Mise en œuvre du plan de classification et du calendrier de conservation.
• Application des normes et lois (Loi modernisant la protection des renseignements personnels, droits d’auteur, confidentialité, etc.).
• Participation aux comités liés à la gouvernance de l’information.
• Veille informationnelle sur les meilleures pratiques et les évolutions du domaine.
• Collaboration inter outils (intranet, site web, DAM, etc.) pour assurer la cohérence des processus.
• Travail avec divers intervenants pour maintenir les politiques, procédures et schémas de classification.
• Participation aux stratégies de gestion du changement pour soutenir l’implantation des pratiques de gouvernance de l’information.
Gestion des outils de gestion documentaire
• Exploitation des systèmes (Dillitrust, Alfresco, MS Office 365, partages réseau).
• Rôle de super utilisatrice pour les systèmes de gestion documentaire.
• Formation et soutien aux utilisateurs.
• Collaboration avec TI et autres intervenants pour assurer la conformité aux besoins des utilisateurs et aux cadres légaux.
• Amélioration continue de l’expérience utilisateur des systèmes documentaires.
EXIGENCES
Formation
• Maîtrise en bibliothéconomie ou sciences de l’information.
Expérience
• Expérience professionnelle minimale de deux ans en gestion documentaire.
• Expérience dans l'élaboration de plans de classification et de calendriers de conservation.
• Une expérience dans le réseau de la santé et en services sociaux sera considérée un atout.
Compétences et aptitudes
• Maîtrise de la suite Microsoft Office 365 et des systèmes de gestion documentaires (ex. : bibliothèque de document SharePpoint).
• Excellentes compétences en communication, en formation et en accompagnement des utilisateurs.
• Bonne connaissance des lois et règlements régissant l'accès aux documents.
• Rigueur, excellentes capacités d’analyse, de synthèse et de résolution de problèmes.
• Excellentes aptitudes dans les communications et les relations interpersonnelles.
• Autonomie, flexibilité et capacité à travailler en collaboration avec des équipes pluridisciplinaires.
• Capacité de travailler dans l’ambiguïté, la complexité et dans un contexte de changement organisationnel.
• Approche orientée sur les besoins des partenaires internes.
• Capacité à gérer des projets multiples et à collaborer avec l’ensemble des directions de l’organisation;
• Sens de l'organisation;
• Initiative, créativité et souplesse.
LANGUE
• Maîtrise de la langue anglaise (écrit et parlé);
• La maîtrise du cri et/ou du français est un atout.
