Directeur

Le rôle principal et habituel du directeur aux familles consiste à offrir de la formation, coordonner et agir à titre de personne-ressource pour tous les employés afin d’uniformiser les façons de faire et à veiller au respect de l’image de l’entreprise dans le but d’optimiser les opérations et l’atteinte des objectifs.

Responsabilités/Tâches

Agir comme personne-ressource

• Créer une relation de collaboration et de confiance avec les employés ;
• Assurer la synergie d’équipe, tant au niveau de l’ambiance que du respect entre collègues ;
• Répondre aux questions techniques des employés et agir en tant que coach ;
• Procéder à la vérification des contrats de décès et de préarrangements faits par les conseillers ;
• Autoriser des escomptes selon la liste préétablie ;
• Veiller à la bonne gestion des agendas pour les opérations ;
• Vérifier et approuver les requêtes de crémation et thanatopraxie ;
• Créer et mettre en place des procédures opérationnelles et des standards de service à la clientèle ;
• Maximiser les ventes et optimiser les résultats auprès de l’équipe.

Soutien au Directeur général

• Véhiculer les nouvelles directives et s’assurer de la bonne compréhension de celles-ci auprès de l’équipe ;
• Recevoir les appels d’urgence de la centrale d’appel en dehors des heures de bureau (garde partagée) ;
• Coordonner les demandes de transport et la gestion des bulletins de décès en dehors des heures de bureau (garde partagée) ;
• Assister le directeur général dans la gestion de l’équipe des transporteurs ;
• Recevoir et traiter les plaintes en l’absence du directeur général ;
• Faire des comptes rendus au directeur général suite à son absence ;
• Participer aux processus d’embauches ;
• Évaluer les employés en vue de la fin de la période de probation ;
• Participer à la gestion des horaires et à la comptabilisation des heures travaillées ;
• Participer à la gestion du personnel ;
• Appliquer la gradation disciplinaire verbale lorsque nécessaire ;
• Assister le directeur général lors de remise d’avis écrit aux employés ;
• Assister le directeur général lors de mise à pied ;
• Participer à la coordination des salons événementiels et représenter l’entreprise lors d’événements corporatifs.

Gestion administrative

• Contribuer à l’optimisation du système Synfony ;
• Faire la gestion des ménages ;
• Procéder à l’inventaire de la papeterie et des produits funéraires mensuellement et placer les commandes ;
• Procéder au dépôt d’argent en remplacement du technicien comptable.

Rencontre avec les familles

• Répondre aux appels des clients, prendre les informations préliminaires entourant le décès puis remplir une fiche d’assignation ;
• Fixer un rendez-vous avec le client ;
• Accueillir les clients et les accompagner jusqu’à leur départ ;
• Consulter le Registre des contrats d’arrangements funéraires préalables ;
• Valider et clarifier les besoins et les attentes des clients ;
• Effectuer des soumissions et répondre aux questions ;
• Offrir les biens et les services en fonction des besoins et des attentes du client ;
• Remplir le contrat (biens et services) se services funéraires ou de préarrangements ;
• Vérifier la disponibilité du salon, de l’église et du cimetière, au besoin, et procéder aux réservations ;
• Compléter la déclaration de décès avec la famille ;
• Remplir les divers formulaires (inventaire des objets personnels, cession d’un droit d’assurance-vie, etc.), s’il y a lieu ;
• Proposer un avis de décès à la famille et procéder à la rédaction si requis ;
• Valider avec le client ses choix finaux (concession, biens et services) ;
• Effectuer une vérification finale des divers documents avec le client.

Suivi des contrats

• Contacter l’église, l’hôpital, le cimetière, le fleuriste, etc. après la rencontre et suite au départ du client ;
• Contacter l’hôpital pour vérifier si le médecin a signé le bulletin de décès ;
• Contacter le centre d’appels pour demander la prise en charge du défunt ;
• Contacter le centre d’appels pour réserver le célébrant et les musiciens, le cas échéant ;
• Acheminer aux journaux l’avis de décès et la photo, au besoin ;
• Vérifier et confirmer les épreuves ;
• Consulter les feuilles d’activités et faire le suivi des dossiers en suspens ;
• Gérer la réception des urnes et reliquaires et les inscrire aux contrats selon les procédures en vigueur ;
• Remettre les cendres au signataire en prenant soin de valider son identité, vérifier si toutes les sommes sont payées et faire signer le reçu pour restes cinéraires ;
• Remplir et transmettre les bons de commande pour les services externes (cortège, église, etc.) ;
• Compléter l’aide-mémoire dans les contrats ;
• Faire la saisie des contrats dans le système informatique.