Sommaire du poste
Le ou la Coordonnateur(trice) à la maintenance assure la coordination quotidienne des activités de maintenance, de réparation et d’entretien des propriétés sous gestion. En étroite collaboration avec les équipes de location, de gestion immobilière, les techniciens et les partenaires externes, cette personne veille à la prise en charge rapide et efficace des demandes de service, à l’optimisation des ressources et au maintien de la qualité des actifs immobiliers.
VOTRE QUOTIDIEN
Service à la clientèle et gestion des demandes
- Agir à titre de premier point de contact pour les locataires, clients et demandes internes reçues par téléphone, courriel ou système de billets.
- Recevoir, analyser, prioriser et répartir les demandes de service selon leur niveau d’urgence.
- Ouvrir, assurer le suivi et fermer les billets de service dans la plateforme Plexflow.
- Assurer une documentation complète et rigoureuse de chaque intervention.
- Coordonner les communications entre les locataires, les techniciens, les chargés d’entretien, l’équipe de location et la gestion immobilière.
- Informer quotidiennement les techniciens et le personnel d’entretien des travaux et interventions planifiés.
- Participer à l’application et au maintien de la charte des clés en collaboration avec l’équipe de location.
- Participer à la permanence de l’équipe de maintenance pour la gestion des urgences selon les modalités établies.
- Effectuer toute autre tâche connexe favorisant le bon fonctionnement des opérations immobilières.
Planification et coordination des travaux
- Évaluer et prioriser les interventions en fonction de leur niveau d’urgence et de leur impact sur les opérations.
- Planifier et distribuer les travaux aux ressources internes ou aux sous-traitants spécialisés.
- Assurer les demandes de services, les suivis et la coordination auprès des fournisseurs et entreprises partenaires.
- Obtenir les soumissions, validations et autorisations nécessaires pour les interventions particulières ou hors normes.
- Assurer le respect des échéanciers et la qualité des travaux exécutés.
- Effectuer les suivis nécessaires auprès des locataires, des gestionnaires et des fournisseurs concernant l'avancement des travaux.
Gestion de l’entrepôt, de l’inventaire et des équipements
- Superviser les entrées et sorties de matériel, d’outils et d’équipements.
- Maintenir un niveau adéquat d’inventaire de pièces, fournitures et consommables nécessaires aux opérations.
- Effectuer les recherches de prix, procéder aux achats et assurer le suivi des commandes.
- Veiller à l’exactitude des inventaires et à la mise à jour des références de produits.
- Gérer les équipements loués ou partagés pour Innoplex Immobilier, Groupe Desrochers Montpetit (GDM) et FMD Excavation (chauffages, clôtures temporaires, bâches et autres équipements).
- Coordonner l’entretien, la réparation et le remplacement des outils, équipements et machineries.
- Collaborer avec l’équipe de mécanique de FMD pour la planification et le suivi de l’entretien des véhicules et équipements roulants.
Gestion des systèmes et amélioration continue
- Assurer une utilisation optimale de la plateforme Plexflow et contribuer à l’amélioration des processus de gestion des demandes.
- Participer au développement de stratégies visant à améliorer l’efficacité opérationnelle et la qualité du service.
- Assurer le suivi des heures travaillées, des transports et des matériaux utilisés lors des travaux de remise en état des logements.
- Produire différents rapports de suivi relatifs aux interventions, aux coûts et aux activités de maintenance.
- Contribuer à l’uniformisation des pratiques et au maintien des standards de qualité de l’entreprise.
QUALIFICATIONS
Exigences
- Diplôme d’études collégiales (DEC) dans un domaine pertinent ou expérience équivalente.
- Expérience en coordination, service à la clientèle, maintenance immobilière ou gestion de travaux.
- Excellente capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à établir les priorités.
- Bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion.
- Expérience avec un système de gestion des requêtes ou de maintenance (un atout).
Compétences recherchées
- Excellente organisation et gestion des priorités.
- Sens du service à la clientèle.
- Autonomie et débrouillardise.
- Esprit d'équipe et collaboration.
- Capacité à travailler sous pression et à gérer les urgences.
- Excellentes habiletés en communication.
- Rigueur administrative et souci du détail.
- Capacité d’analyse et de résolution de problèmes.
Conditions particulières
- Participation à la rotation de garde et à la gestion des urgences selon les besoins de l’organisation.
- Collaboration avec plusieurs entités du groupe, incluant Innoplex Immobilier, Groupe Desrochers Montpetit et FMD Excavation.
- Travail principalement de bureau avec déplacements occasionnels sur les différents sites immobiliers.
