Adjointe administrative

EMPLOYEUR CONFIDENTIEL*

Vous êtes une personne débrouillarde, organisée, ayant un sens de l’initiative développé et un souci inné de la satisfaction de la clientèle? Nous sommes à la recherche d’un candidat ou d’une candidate responsable d’effectuer diverses tâches d’administration, de secrétariat et de service client auprès des patients, dans le cadre des activités d’une clinique médicale.

Votre rôle

Relevant du gestionnaire de la clinique, et en collaboration avec les réceptionnistes et la responsable du service client et secrétariat médical, vous occuperez trois fonctions principales :

• Le service à la clientèle, soit l’accueil et l’enregistrement des patients dans la courtoisie et le respect ;
• La gestion administrative, soit la validation de la conformité des documents administratifs et le soutien aux projets et processus administratifs ;
• Le soutien aux opérations, soit la tenue de l’inventaire, la commande de fournitures et toutes autres tâches de soutien nécessaires aux opérations de la clinique.

Vos responsabilités

Service-client

• Numériser la requête médicale et le questionnaire;
• Donner les questionnaires aux patients pour les examens et faire signer les consentements requis;
• Fixer des rendez-vous et donner des informations aux patient.e.s;
• Imprimer le rapport d’examen demandé par le ou la patient.e ou une clinique et le faire parvenir par fax, le cas échéant;
• Appeler les patientes ayant besoin d’un examen complémentaire, téléphoner au bureau de médecins pour complément d’information, et répondre au téléphone.

Administration

• Valider la conformité des requêtes médicales et des formulaires et effectuer les suivis requis auprès des médecins référents;
• Supporter l’équipe administrative dans le déploiement de projets et processus administratifs tels que la numérisation des requêtes médicales et l’intégration d’un logiciel de gestion des listes d’attentes;
• Porter assistance dans toutes autres tâches administratives connexes.

Opérations

• Effectuer la mise à jour de l’inventaire du matériel et des fournitures;
• Faire la réception des commandes et ranger son contenu à l’endroit approprié dans l’inventaire.

Vos conditions

• Belle porte d’entrée dans une clinique moderne et en mouvement;
• La contribution à des projets et défis tels que l’intégration de la numérisation des requêtes médicales et des listes d’attentes;
• Poste à temps plein (de jour et un soir) 35 heures par semaine;
• Le lundi, mardi et jeudi de 8h30 à 16h30, le mercredi de 13h00 à 20h30 et le vendredi de 8h30 à 16h00.
• Un salaire compétitif à discuter en fonction de votre expérience (entre 22,00 $ et 24,00 $ / heure);
• Assurances collectives (50 % cotisation employé et 50% cotisation employeur);
• Jours de congés maladie;
• Et surtout, une petite équipe jeune et dynamique et la possibilité de grandir dans une clinique médicale en pleine croissance.

Nos attentes

• DEP ou DEC en administration, en secrétariat ou toute formation jugée équivalente;
• Bonne maîtrise du français;
• Connaissances et compétences avec les systèmes informatiques;
• Professionnalisme et respect de la confidentialité;
• Ouverture et esprit d’équipe;
• Efficacité et souci de la qualité et du service client;
• Expérience en clinique médicale ou au service à la clientèle (un atout);
• Minimum de 1 an d’expérience dans un poste similaire.

*Seul les candidat.e.s retenu.e.s seront contacté.e.s. Nous vous remercions de l’intérêt porté à notre opportunité de carrière.