Secrétaire de gestion #11925

Département: Services Éducatifs

Pourcentage de la tâche: 100%

Nature du travail

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.

Attributions caractéristiques

• Répondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches effectuées et, au besoin, effectuer des rappels; transmettre la documentation pertinente; examiner le courrier, rechercher, recueillir et organiser les renseignements pertinents; dans les limites de la fonction, préparer un projet de réponse, l’acheminer à la personne concernée et en assurer le suivi; préparer la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.
• Recevoir les personnes qui se présentent à l’unité administrative, fournir l’information relevant de la compétence ou les référer à la personne concernée; gérer, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui le travail est effectué.
• Voir à l’organisation matérielle des réunions, convoquer les participants, préparer les dossiers nécessaires, rédiger, selon les instructions reçues, un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assister à ces réunions et rédiger un projet de compte rendu ou de procès-verbal.
• Rédiger, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; participer à l’élaboration du système de classement; archiver les documents du secteur selon la politique en vigueur.
• Utiliser un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution des travaux tels que traitement de texte, bases de données, logiciel de présentation, tableurs et programmes maison; effectuer des recherches sur Internet; faire le suivi du courrier électronique. Peut être appelé à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes liés au travail commun.
• Peut être appelé à initier au travail les nouvelles personnes occupant un poste de secrétaire de gestion ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.