Agent de soutien administratif

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

• Accueillir la clientèle au comptoir du service et répondre aux besoins de cette dernière ;
• Émettre et transmettre des documents, des attestations et des accusés de réception ;
• Assurer la réservation de locaux sur demande du personnel et des étudiants ;
• Percevoir des paiements en utilisant un terminal de point de vente ainsi qu’une petite caisse ;
• Réaliser des tâches administratives, classer, archiver, effectuer l’envoi massif de documents, faire des photocopies et procéder aux envois de communications ;
• Transcrire et saisir des textes et des données ainsi que reproduire différents tableaux et graphiques ;
• Tenir à jour des documents, des lettres types, des banques et des tableaux de données, ainsi que l’inventaire des documents requis par les personnes du service ;
• Prendre les rendez-vous des professionnels et techniciens du service, tenir à jour leur agenda, organiser des rencontres et des réunions, convoquer les personnes participantes et préparer les dossiers nécessaires aux rencontres ;
• Collaborer aux événements institutionnels ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou diplôme d’études secondaires (DES) ou diplôme ou attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ;
• Posséder au moins une (1) année d’expérience pertinente.

EXIGENCES PARTICULIÈRES

• Excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft 365 (Word, Excel, Teams, etc.) ;
• Excellente maîtrise du français à l’écrit et à l’oral ;
• Être reconnu(e) pour la qualité de son service à la clientèle ;
• Démontrer une grande capacité à respecter les délais, avoir le souci du détail, de la rigueur et du jugement ;
• Avoir de très bonnes habilités à travailler en équipe ;
• Une connaissance des logiciels Clara et Omnivox est un atout.