Agent de soutien administratif, classe I (concours 2024-04-007)

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

• Accueillir la clientèle au comptoir du service et répondre aux besoins de cette dernière;
• émettre et transmettre des documents, des attestations et des accusés de réception;
• assurer la réservation de locaux sur demande du personnel et des étudiants;
• percevoir des paiements en utilisant un terminal de point de vente ainsi qu’une petite caisse;
• réaliser des tâches administratives, classer, archiver, effectuer l’envoi massif de documents, faire des photocopies et procéder aux envois de communications;
• transcrire et saisir des textes et des données ainsi que reproduire différents tableaux et graphiques;
• tenir à jour des documents, des lettres types, des banques et des tableaux de données, ainsi que l’inventaire des documents requis par les personnes du service;
• prendre les rendez-vous des professionnels et techniciens du service, tenir à jour leur agenda, organiser des rencontres et des réunions, convoquer les personnes participantes et préparer les dossiers nécessaires aux rencontres;
• collaborer aux événements institutionnels;
• effectuer toutes autres tâches connexes.

La personne exerce ces fonctions dans l’un ou l’autre des champs d’activités suivants, et selon les procédures, méthodes et protocoles en vigueur afin de respecter la conformité des dossiers :

• les mesures d’aide pour les étudiants bénéficiant des services adaptés;
• le Tremplin-DEC et le Forfait réussite;
• les envois de certifications en lien avec certains programmes ;
• de l’admission à la sanction : ouverture de dossiers, suivi du cheminement, tant à l’enseignement régulier et à la formation continue;
• le suivi des absences du personnel enseignant;
• la confirmation de présence et le recensement pour les cours à la formation continue créditée;
• tout autre champ d’activité relié à l’organisation scolaire et services aux étudiants.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Détenir un D.E.S. un D.E.P. ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue dans un champ de spécialisation en bureautique;
• posséder au moins trois (3) années d’expérience pertinente.

EXIGENCES PARTICULIÈRES

• Excellente maîtrise des logiciels de la Suite Microsoft Office (Word, Excel et Access);
• excellente maîtrise du français à l’écrit et à l’oral;
• être reconnu pour la qualité de son service à la clientèle, sa courtoisie et son souci du client;
• démontrer une grande capacité à supporter la pression et à respecter les délais, avoir le souci du détail, de la rigueur et du jugement;
• capacité à gérer les priorités;
• une grande autonomie est requise pour ce poste;
• la personne a de très bonnes habilités à travailler en équipe;
• une expérience avec les logiciels CLARA et Omnivox est un atout.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• La rémunération est fixée selon les échelles de traitement du personnel de soutien négociées par le CPNC de la classe d’emploi d’agente ou d’agent de soutien administratif, classe 1, soit un salaire horaire variant entre 22,36 $ et 25,00 $ (en cours de révision), établi selon l’expérience reconnue.
• l’entrée en fonction est souhaitée pour mai 2024;
• Les entrevues auront lieu le 7 mai 2024 en après-midi;
• poste à statut régulier à temps complet, 35 heures par semaine.