Agent(e) de bureau – Classe 1

Agent(e) de bureau – Classe 1

Service de l’organisation scolaire (Services adaptés)

Remplacement pour une durée indéterminée

Sous la responsabilité de la directrice adjointe des études – Service de l’organisation scolaire, le rôle principal et habituel du titulaire de ce poste consiste à accomplir un ensemble de tâches administratives et de secrétariat selon les méthodes et procédures de nature relativement complexe. Il est appelé à soutenir plus particulièrement le service du registrariat quant à la logistique des examens pour les services adaptés.

• Participe aux étapes relatives à la préparation et à la tenue des examens en cours de session ;
• Soutient les professeurs et les étudiants dans la planification des séances d’examen ;
• Produit les horaires personnalisés des examens finaux ;
• Peut être appelé à participer au comité des services adaptés ;
• Accueille les étudiants et donne les accès auxquels ils ont droit en vue de la passation de leur examen, au besoin ;
• Vérifie la concordance des examens avec la planification prévue au calendrier, au besoin ;
• Surveille les examens et applique les procédures et les recommandations des professeurs, au besoin ;
• Accueille la clientèle et les intervenants tant de l’interne que de l’externe et répond aux demandes en lien avec son secteur ;
• Dépouille et achemine la correspondance pour son secteur ;
• Procède au suivi dans Clara et dans le dossier physique, des contrats éducatifs selon les critères établis ;
• Classe les dossiers et documents et assure l’archivage de ceux-ci ;
• Effectue la correction et la mise à jour de documents et de fichiers de toutes sortes : lettres, procédures, tableaux, documents à afficher ;
• Prépare des documents officiels, notamment des attestations de fréquentation scolaire, lettres, diplômes, etc. ;
• Effectue les réquisitions pour l’achat de matériel et fourniture de bureau pour le service ;
• Expédie les documents informatifs aux étudiants du collège par la poste, courriel, MIO et Omnivox ;
• Participe à toutes les étapes de la logistique établie par la directrice adjointe des études à l’organisation scolaire lors de la préparation et la tenue des examens finaux et de l’épreuve uniforme de français ;
• Produit certains rapports et certaines listes selon les demandes ;
• Produit les listes des diplômés et imprime les diplômes du Collège ;
• Peut être appelé à participer au comité de la cérémonie des diplômes ;
• Participe aux relances téléphoniques pour les inscriptions et la soirée info-admission ;
• Reçoit, valide et assure le suivi des formulaires de vaccination ;
• Reçoit, valide et assure le suivi des formulaires d’inscriptions des étudiants ;
• Gère les photocopies et bordereaux de commandes concernant des examens des enseignants ;
• Vérifie la facturation mensuelle reliée à la photocopie (Modoc) et transmet les factures particulières aux services financiers ;
• Participe au processus de passation des sondages concernant l’appréciation des cours et des programmes d’études sur Omnivox, lance les sondages en ligne et collige les données ;
• Peut venir en soutien à l’autre agente de bureau du service ;
• Au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.