Technicien en administration - Soutien à la gouvernance (DRH)

Un emploi dans le secteur public dans le domaine de la santé, c'est avoir l'envie de servir et apporter vos compétences pour le bien de la population. Avec ses 16 500 employés, la grande famille du CISSS de la Montérégie-Est est le plus grand employeur de la région et a cette mission à cœur en étant une organisation qui encourage l'engagement, la collaboration, et le bien-être de ses employés. Vous y trouverez une équipe, de futurs collègues et amis ainsi que des opportunités d'emploi stimulantes et des possibilités d'évolution et de carrière.

Actuellement, le CISSS de la Montérégie-Est recrute pour un poste de technicien en administration en soutien à la gouvernance pour la direction des ressources humaines.

SOMMAIRE
Sous l'autorité de son supérieur immédiat, le technicien en administration assiste le directeur des ressources humaines ainsi que l'adjointe au directeur dans leurs fonctions administratives
Principal collaborateur auprès de son gestionnaire, il le soutient dans la gestion concrète des éléments stratégiques de sa direction, dans la planification et la gestion de son temps (agenda) et assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers. Il participe à la planification, à l'organisation, à la coordination et à l'évaluation de certaines activités de la direction (comités). Il agit au nom de son supérieur immédiat dans les dossiers qui lui sont confiés.

Le technicien en administration soutien à la gouvernance doit faire preuve d'initiative, de rigueur et de professionnalisme. Il dirige les demandes aux personnes concernées et assure les suivis. Il a la responsabilité de fournir des réponses à toutes questions, de toutes natures en s'assurant du respect des normes et des pratiques de l'établissement. Il règle tous problèmes relevant de sa compétence. Ce dernier assure l'intégration du nouveau personnel administratif au sein du bureau du directeur des ressources humaines en collaboration avec ses collègues.

Plus spécifiquement, le technicien en administration soutien à la gouvernance:

• Assure le suivi administratif de sa direction auprès de l'organisation;
• Assure en continu la priorisation des dossiers (urgences, imprévus et échéanciers), détermine les actions à poser et fait le lien avec son supérieur immédiat en temps opportun ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi;
• Prend les appels téléphoniques, gère la boîte vocale, répond aux demandes d'informations et reçoit les clients du supérieur immédiat;
• Analyse et classement des courriels et du courrier de son supérieur immédiat et assure le suivi si nécessaire;
• Gère l'agenda du supérieur immédiat, convoque et planifie les réunions, rencontres et formations (internes et externes) en fonction des priorités et des échéanciers fixés;
• Voit au maintien et au suivi de certaines opérations en l'absence de son supérieur immédiat;
• Autorise les relevés de présence du personnel d'encadrement sous la responsabilité de son supérieur immédiat;
• Étudie certains dossiers et prépare un projet de réponse en respectant l'avis de son gestionnaire sur le sujet;
• Rédige l'ordre du jour et les procès-verbaux des comités ou des rencontres relevant de sa direction;
• Conçoit et rédige tous les travaux reliés au traitement de texte (note de service, correspondance, lettres-types, rapports, politiques et procédures, devis de service, organigrammes, etc.) et assure les envois massifs d'information d'intérêt général pour son supérieur immédiat et les gestionnaires de sa direction;
• Est responsable du fonctionnement administratif de la direction; maîtrise les politiques et procédures administratives, notamment celles liées aux approvisionnements, aux finances, à la gestion des ressources humaines, et informationnelles;
• Agit à titre de personne-ressource de sa direction adjointe pour l'établissement;
• Répond à toutes les questions touchant sa direction adjointe selon son champ de responsabilité administratif (soutien à la direction dans le développement des outils standardisés et soutien au développement des compétences du personnel administratif de sa direction);
• Apporte les changements et les modifications nécessaires dans le but d'améliorer le fonctionnement du secrétariat de sa direction;
• Est responsable de l'organisation du classement physique et numérique de sa direction;
• Est responsable de l'approvisionnement et approuve les réquisitions d'achat de papeterie et fournitures de bureau pour sa direction adjointe;
• Participe à toute étude et prépare toute recommandation qui peut lui être demandée sur les sujets de sa compétence;
• Effectue toutes autres tâches connexes à la demande de la directrice adjointe.

Ce que nous t'offrons :

• Un poste permanent à temps complet;
• Possibilité de télé-travail;
• 4 semaines de vacances après un an de service;
• 13 jours fériés payés;
• 9,6 jours de congés maladies par année;
• Un salaire entre 24.21$ et 32.32$ de l'heure, selon ton expérience;
• Un régime d'assurances collectives;
• Un régime de retraite.

Académique:

• Diplôme d'études collégiales en techniques administratives (incluant la bureautique) ou Certificat d'études collégiales, attestation études collégiales (administration) ou Baccalauréat en sciences de l'administration, de la gestion ou lié à la fonction ou Deux (2) certificats universitaires dans une discipline pertinente avec une année d'expérience dans le domaine ou un (1) certificat universitaire dans une discipline pertinente avec deux (2) années d'expérience dans le domaine.

Expérience:

• Détenir une expérience spécifique au secteur d'activité de la direction visée constitue un atout;
• Détenir une expérience de 3 ans en soutien à la gouvernance constitue un atout.

Compétences recherchés:

• Excellente connaissance du français parlé et écrit (français avancé);
• Excellentes habiletés en rédaction, révision de document et mises en page;
• Excellente connaissance du logiciel Word;
• Connaissance des logiciels Excel et Power Point.

*Des tests de qualifications seront exigés.

PROFIL RECHERCHÉ * Sens de l'organisation et capacité de gestion des priorités;* Grande capacité d'adaptation, d'analyse, d'autonomie et de jugement;* Capacité de gestion du stress;* Sens des responsabilités et souci de la qualité;* Discrétion, tact et souci de la confidentialité;* Capacité décisionnelle et initiative;* Orientation sur l'atteinte des résultats;* Connaissance et actualisation des principes du code d'éthique de l'établissement auprès de la clientèle, des employés et des gestionnaires;* Grandes habiletés interpersonnelles.