Description
Sous la responsabilité du chef, Comptes clients, le conseiller ou la conseillère, Comptes clients a pour principale responsabilité de soutenir les résidences dans tous les problèmes liés à la facturation et au recouvrement, de cibler de manière proactive les possibilités d’amélioration, d’élaborer et de tenir à jour les procédures et les processus relatifs aux comptes clients.
Principales activités
- Responsabilité complète des procédures relatives aux comptes clients pour un portefeuille de propriétés, qui inclut, mais ne se limite pas à :
- Offrir une expérience client exceptionnelle, en tout temps;
- Superviser les processus d’entretien et de facturation des résidents;
- Veiller à ce que les rapports de vérification interne soient reçus à temps et fassent l’objet des approbations appropriées, et veiller au respect des politiques de l’entreprise;
- S’assurer que les baux sont remplis avec précision et qu’ils figurent avec exactitude dans le système de facturation;
- Passer en revue le recensement pour s’assurer de l’exactitude et de la rapidité du traitement des déplacements des résidents (emménagements, déménagements, changements de chambre, changements de loyer, etc.);
- Appliquer les dépôts bancaires aux sommes dues par les résidents dès que l’information est reçue;
- Calculer les augmentations annuelles de loyer des résidents et les distribuer mensuellement avant la date d’échéance;
- Assurer le suivi des remboursements aux résidents, que les remboursements soient en cours ou périmés;
- Traiter les paiements sans provision à temps et faire le suivi de paiement avec la résidence;
- Contrôler et suivre les activités de recouvrement pour tous les comptes en souffrance depuis 30 jours;
- Préparer une analyse mensuelle détaillée pour les résidences figurant sur la liste des 10 meilleures résidences;
- Produire et distribuer le rapport mensuel de facturation des résidences et les PPA dans les délais impartis;
- Assurer un suivi avec les résidences à la fin du mois afin de fermer les comptes dans les meilleurs délais;
- Établir des relations de travail efficaces avec les gestionnaires des résidences, et fournir un soutien et une formation téléphonique si nécessaire;
- Répondre rapidement et clairement à toutes les demandes des résidences et des résidents;
- Mettre à jour et conserver les listes des titres des résidents et des dépôts de loyer du dernier mois dans le système;
- Cibler de manière proactive les possibilités d’amélioration des processus relatifs aux comptes clients;
- Élaborer et tenir à jour les procédures et les processus relatifs aux comptes clients;
- Accomplir les autres tâches qui lui sont attribuées par son responsable.
Compétences requises
Expérience :
- De 2 à 4 ans d’expérience fonctionnelle en matière de comptes clients.
- Bilinguisme requis.
Formation :
- Diplôme collégial ou universitaire.
Compétences et habiletés :
- Connaissance approfondie du cycle des comptes clients et de ses liens avec les finances.
- Connaissance de Microsoft Word et Excel (niveau intermédiaire)
- Expérience avec Yardi considérée comme un atout
- Capacité à travailler sous pression et à effectuer plusieurs tâches à la fois.
- Capacité à travailler de façon autonome
- Excellent sens de l’organisation
- Solides aptitudes en communication
- Excellentes compétences en service à la clientèle
- Grand souci du détail
- Excellente compréhension des politiques et procédures en matière de comptes clients
- Démontrer les valeurs RESPECT de Chartwell
