Description
Votre rôle
Sous la supervision de la Cheffe, Risques et assurances, l’Administrateur(trice), Assurances apportera un soutien quotidien à l’équipe des installations et de l’immobilier. Il ou elle assurera la gestion complète des dossiers de sinistres, incluant les pertes de biens, les réclamations de tiers et celles des résidents, tout en veillant au respect des protocoles internes, à la coordination avec les parties prenantes et à l’exactitude des suivis administratifs.
Voici un aperçu des principales responsabilités
- Ouvrir et clôturer les demandes d’indemnisation.
- Vérifier la réception des rapports, coûts et bons de commandes liés aux sinistres.
- Soutenir les gestionnaires, assureurs et fournisseurs dans le traitement des dossiers selon les protocoles.
- Recueillir l’information nécessaire et communiquer avec l’expert tiers (avis de sinistre, suivi, recouvrement).
- Soumettre la quittance finale après approbation du gestionnaire des risques.
Assurer la liaison professionnelle avec les parties externes et tenir les dossiers électroniques à jour. - Gérer calendriers, réunions, courriels, présentations et documents.
- Mettre à jour feuilles de calcul et bases de données des sinistres; préparer des analyses pour la direction.
- Coordonner avec les autres départements et gérer le courrier et les appels.
- Traiter factures, codification, bons de commande et ordres de réparation.
- Appuyer le renouvellement annuel des assurances et la gestion des certificats.
- Effectuer toutes autres tâches connexes relatives au poste.
Profil idéal recherché
Formation
- Détenir un AEC ou un DEC en administration (ou dans tout autre domaine pertinent au poste)
- Détenir un AEC en assurance et dommages (atout majeur)
Expérience
- Posséder de 2 à 5 ans d’expérience en gestion administrative, idéalement acquise dans le domaine de l’assurance.
Compétences et qualités recherchées
- Excellente maîtrise de la suite MS Office, incluant une connaissance avancée d’Excel, Word, PowerPoint, Outlook et SharePoint.
- Bilinguisme requis (français et anglais), tant à l’oral qu’à l’écrit, afin d’assurer une communication efficace avec l’ensemble des parties prenantes internes et externes.
- Sens aigu de l’organisation, avec la capacité de structurer efficacement son travail et ses outils.
- Solide gestion des priorités, permettant de respecter les délais dans un environnement dynamique.
- Grande adaptabilité et flexibilité face aux changements et aux nouvelles procédures.
- Aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément tout en maintenant un haut niveau de rigueur.
- Bonne capacité de négociation et aisance dans les interactions avec divers intervenants.
- Approche proactive, faisant preuve d’initiative et d’autonomie.
- Service à la clientèle exceptionnel, axé sur la courtoisie, l’efficacité et la résolution rapide des problèmes.
- Excellente rapidité d’exécution et de suivi dans le traitement des demandes.
- Excellentes habiletés de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, avec clarté et professionnalisme.
Conditions offertes
- Salaire concurrentiel
- Programme d’avantages sociaux complet
- Possibilité de télétravail flexible
- Horaire de travail adaptable
- Accès à de la formation continue
- Opportunités d’avancement au sein de l’organisation
- Activités sociales organisées tout au long de l’année
