Secrétaire de gestion

En plus des tâches définies à la classe d’emploi de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emploi consiste à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe. De plus, elle accomplit divers travaux administratifs de nature complexe selon des méthodes et procédures définies.

Attributions caractéristiques :

La personne salariée de cette classe d’emplois répond aux demandes de renseignements sur le
suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux
tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation
pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents;
dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne
concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes
avant de les transmettre à la personne concernée

Elle reçoit la personne qui se présente à son unité administrative, fournit l’information relevant de sa compétence ou la réfère à la personne concernée; elle gère, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille.

Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.

Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de son secteur selon la politique en vigueur.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que
traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des
recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter
une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur
travail commun.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires de gestion ainsi
qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.