DPA003910 - Agent(e) de soutien administratif, classe 1

Travailler au Cégep de Sainte-Foy signifie bien plus qu’un emploi. C’est une expérience de travail stimulante et enrichissante, rendue possible grâce à l’esprit de communauté qui nous habite. Dans cette communauté, nous nous soucions les uns des autres, nous sommes ouverts et nous travaillons en collaboration, dans une ambiance chaleureuse, professionnelle et toujours agréable.

Cette expérience, il faut la vivre pour pleinement l’apprécier!

Voici à quoi ressemblerait votre quotidien dans notre équipe

Le rôle principal et habituel de l’agent de soutien administratif classe I à la Direction de la formation continue et services aux entreprises (DFCSAE) consiste à assister une ou plusieurs personnes dans l’exécution de tâches de secrétariat reliées au déroulement des activités courantes et à l’application de directives administratives. Les travaux administratifs sont de nature relativement complexe.

Plus spécifiquement, l’agent(e) de soutien administratif, classe I :

Au niveau de la gestion des programmes :

• Informe la clientèle (téléphone, courriel ou sur place) sur des questions précises et/ou techniques en lien avec les programmes offerts;
• En collaboration avec la technicienne aux admissions, les API et les conseillers(ères) pédagogiques, s’occupe de tout le processus d’admission des étudiants : utilise la plateforme d’admission du Service régional d’admission au collégial de Québec (SRACQ), conçoit et met à jour des tableaux de suivi des admissions, s’occupe de la logistique des séances d’information et des tests de sélection (au besoin), envoi des lettres d’admission, fait le suivi des paiements, des désistements, prépare l’accueil de cohortes d’étudiants, etc.;
• Assiste les conseillers(ère) pédagogiques et les API dans les suivis administratifs des dossiers d’étudiants: changements au parcours scolaire, demandes de substitutions, d’équivalences, de commandites, de sanctions, d’abandons, de remboursements, etc.; 
• Utilisation de plateformes virtuelles: crée diverses activités qui auront lieu en ligne (cours, rencontres d’information, réunions), achemine les informations nécessaires à la configuration et à la préparation pour les activités virtuelles, assure une assistance administrative auprès des utilisateurs de la plateforme (questionnements sur la plateforme et son utilisation en général);
• Fait le contrôle et le suivi des présences et de la fréquentation scolaire des étudiants; 
• Assure un soutien administratif aux professeurs (créations d’activités en ligne, conformité des documents remis, etc.);
• Veille à l’archivage en règle des dossiers d’étudiants.

De façon générale :

• Assure le soutien administratif pour le développement et la mise à jour de procédures et de documents de tous genres en utilisant différents logiciels tels que Word, Excel et Adobe Acrobat;
• Peut avoir à assurer des remplacements au comptoir d’accueil de la DFCSAE lors d’absences imprévues ou de congés;
• Suggère à son supérieur des améliorations dans le processus de travail;
• Au besoin, accomplit toutes autres tâches connexes.

Vous vous reconnaissez dans cette description ?

• Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue;

ET

• Avoir au moins une (1) année d’expérience pertinente.

• posséder d’excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles : grand souci du service à la clientèle et facilité à transmettre de l’information claire et précise;
• avoir une très bonne connaissance du français écrit et oral;
• posséder d’excellentes aptitudes pour le travail de bureau ainsi que des habilités à gérer son temps et à s’organiser afin de respecter les délais et les échéanciers serrés;
• posséder les aptitudes à agir en respectant minutieusement les normes et les procédures établies et à assurer la précision des données et des informations;
• avoir un bon esprit d’analyse, de la rigueur et une rapidité d’exécution dans le travail;
• posséder un niveau approprié d’habileté et d’expérience dans l’utilisation d’un poste de travail informatique;
• posséder une aisance dans l’utilisation de différentes plateformes virtuelles;
• connaissance des programmes et services offerts à la DFCSAE, un atout.

Alors faites vite ! Vous avez jusqu'au 14 novembre 2025 pour postuler !

Il est important de vous inscrire sur le site du Cégep  de Sainte-Foy pour que votre candidature soit prise en considération.

Le Cégep de Sainte-Foy souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les personnes appartenant aux groupes visés à postuler. Nous remercions toutes les personnes qui postuleront sur ce poste. Notez toutefois que seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

Au plaisir de vous rencontrer !

Statut : Poste régulier à temps complet, permanent

Direction / Service : Direction de la formation continue / DFC : Services administratifs

Horaire de travail : 35 heures par semaine, du lundi au vendredi, horaire flexible

Date de début/fin de l'affichage interne : 3 au 14 novembre 2025

Nom du/de la supérieur(e) immédiat(e): Mélissa Sloan

Nom du/de la prédécesseur(e) : Nathalie St-Hilaire