Agent(e) soutien administratif, classe I – Affaires étudiantes et international

Un cégep accueillant et inclusif qui stimule les réussites! Le cégep vous offre une multitude de possibilités de carrière au sein d’un environnement dynamique et innovant. Joignez-vous à notre équipe pour :

• Réaliser des projets stimulants et porteurs de sens;

• Contribuer concrètement à la réussite de nos personnes étudiantes et au rayonnement de nos équipes;

• Profiter de mesures favorisant la conciliation travail–vie personnelle;

• Bénéficier d’un régime de retraite, d’avantages sociaux et de divers congés;

• Accéder à plusieurs de nos services dont : cafétéria et comptoir santé, clinique d’hygiène dentaire, garderie;

• Utiliser nos installations dont : salle d’entrainement, piscine, gymnase, bibliothèque, activités culturelles;

• Participer aux programmes de perfectionnement, ainsi qu'aux activités de reconnaissance, de prévention et de promotion de la santé.

PAÉE

Le Cégep de Saint-Hyacinthe souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.

 NATURE DU TRAVAIL

Poste régulier à temps complet

Le rôle principal et habituel du titulaire de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

* Conditionnel à une période de 50 jours de travail de la personne précédemment titulaire de ce poste, selon la
clause 5-2.06 *

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES (À TITRE INDICATIF)

La personne de cette classe d’emploi :

• Accueille les personnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l'intérieur du collège;
• Supporte la directrice du secteur, notamment dans la gestion de son agenda, l’organisation de rencontres et la préparation des dossiers nécessaires;
• Effectue les opérations reliées au dossier du transport et agit comme personne ressource avec les partenaires
• externes (ARTM, EXO, MRC) pour les communications relatives aux opérations quotidiennes liées à ce dossier;
• Assure le suivi et le traitement des demandes de réservation de casiers par les personnes étudiantes;
• Assure le suivi et le traitement des demandes de réservation de certains locaux par des clients externes au Cégep;
• Soutien administratif à la Fondation du Cégep;
• Effectue des opérations comptables de nature relativement complexe et voit au respect des normes et des procédures. Elle peut également effectuer certains achats de valeur peu élevée. Elle accomplit des travaux de vérification et voit au contrôle des paiements. Elle prépare et effectue les dépôts et concilie les comptes;
• Tient à jour le classement des dossiers, les banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu’elle assiste ainsi que leur agenda;
• Cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports;
• Assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies;

 Merci de postuler directement sur notre site internet, ou par le libre-service, afin que votre candidature soit considérée.

 QUALIFICATIONS REQUISES

Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;

Avoir au moins une (1) année d’expérience pertinente.

* Si vos études ont été réalisées à l'extérieur du Québec, vous devez joindre une preuve d'équivalence reconnue. Idéalement, indiquez tous les diplômes postsecondaires obtenus, le cas échéant.

 PROFIL RECHERCHÉ
 

• Connaitre suffisamment les méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat;
• Être capable d’établir une communication accueillante et efficace avec un grand nombre de personnes, rendre un message clair et offrir de l’information juste et précise;
• Démontrer une bonne connaissance de la langue française parlée et écrite;
• Être reconnue pour son aisance avec la Suite Office 365 dont avec Word intermédiaire et Excel de base;
• Expérience avec le logiciel Clara, un atout.

L’ensemble des connaissances et attitudes requises sera évalué par divers tests ainsi qu’une entrevue : test de français et test des logiciels de la suite Microsoft Office dont Word intermédiaire et Excel de base.