Adjoint administratif

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Notre entreprise spécialisée en services-conseils en ingénierie du bâtiment est à la recherche d’un adjoint administratif pour venir soutenir son équipe administrative.

Relevant de la direction des projets, la personne en poste aura pour mandat d’assurer la préparation, la mise en page et le suivi de divers documents administratifs, de gérer les échanges de correspondance interne et externe, et d’apporter un soutien administratif aux différents services, selon les priorités. Organisé, minutieux et proactif, l’adjoint administratif contribue activement à la fluidité des opérations et au respect des processus internes.

DESCRIPTION DES MISSIONS

Accueil et communication

• Répondre aux appels téléphoniques entrants au poste ‘’0’’ et transférer aux bonnes personnes.
• Gérer l’impression des plans demandés en format papier pour les collègues.

Approvisionnement et logistique

• Commander les lunchs pour les Lunch & Learn (sur demande de l’organisateur interne).
• Participer aux commandes d’objets corporatifs.
• Participer aux commandes, réservations et organisation des événements du club social.
• Être responsable des commandes de papeterie : faire l’inventaire et commander à l’avance si nécessaire.
• Préparer le poste de travail des nouvelles ressources (crayons, tablette papier CBTEC, objets corporatifs) avant leur arrivée.

Soutien administratif aux équipes

• Aider les adjoints de projets : classer les intrants dans les projets réseau, faire des impressions diverses.
• Soutenir la comptabilité : envoyer les factures mensuelles aux clients et effectuer le classement approprié.
• Aider les ressources humaines : imprimer les documents pour les pochettes d’emploi, gérer l’achat et les signatures de cartes (naissance, mariage).

Gestion des espaces et outils de travail

• Être responsable du système de réservation des salles de réunion (incluant possiblement la mise en place d’un affichage des réservations sur les portes en complément du calendrier Outlook).

AVANTAGES ET CONDITIONS D’EMPLOI

• Poste permanent à 37.5 heures/semaine;
• Mobilité d’horaire avec périodes obligatoires (entre 9h30 et 15h30) et fin à 12h30 les vendredis;
• Télétravail 2 jours/semaine;
• Assurances collectives complètes dès l’embauche (vie, santé, dentaire, invalidité);
• Régime de retraite RPDP (3% de contribution);
• Allocation santé et bien-être de 750,00$/année;
• Salaire compétitif selon expérience et qualifications;
• Café gratuit;
• Activités sociales multiples et bien plus.